מה זה רכש דיגיטלי?

מי לא רוצה להיות דיגיטלי ב – 2022?

או, מה זה רכש דיגיטלי?

אחד מהבאזוורדס שאנו שומעים, ונשמע, יותר ויותר הוא רכש דיגיטלי, Digital procurement, או טרנספרמציה דיגיטלית של הרכש, Digital transformation.  כמו הרבה מונחים חדשים רכש דיגיטלי וטרנספורמציה דיגיטלית נשמעים מעניינים וחשובים (והם באמת מעניינים וחשובים) אבל מה זה באמת רכש דיגיטלי? ומה המשמעויות עבור הארגון ועבורנו אנשי הרכש?  אין הגדרה ברורה של מונחים אלו.  אנו ננסה לתת תשובות לשאלות אלו במאמר זה.

 

מה זה רכש דיגיטלי?

רכש דיגיטלי הוא השגת ערך ושיפור משמעותי בתוצאות העסקיות של הרכש על ידי שימוש בכלים דיגיטליים, ועכשיו נפרט את המשפט הקצר הזה. ערך ושיפור משמעותי בתוצאות העסקיות של הרכש – לדוגמה הורדת עלויות, קיצור לוחות זמנים, הקטנת המשאבים בארגון הנדרשים להגיע לתוצאה, קבלת החלטות טובות יותר.  לעיתים השיפור מושג במימד אחד ולעיתים במספר מימדים.

כלים דיגיטלים – לדוגמה אנליטיקה, כלי ניהול סיכונים, כלי ניתוח מחירים והשוואה, בוטים (BOT’s), כלי אוטומציה. הרכש הדיגיטלי מתייחס לכל תחומי ותהליכי הרכש –ניהול קטיגוריות, סורסינג, ניהול יחסים עם ספקים, רכש תיפעולי,  כיום קיים מאמץ עצום בתחום טכנולוגיות הרכש כשמאות רבות של סטארטאפים בעולם מציעים פיתרונות בתחומים שונים שיאפשרו להגדיל את ערך הרכש על ידי שימוש בכלים דיגיטלים.

בכל הכלים הדיגיטליים שימוש נרחב בדטה – דטה פנימית שמקורה הארגון ודטה חיצונית שמקורה מחוץ לארגון – לדוגמה מחירי שוק, ארועי שוק -  בצורות שונות, וזרימה מהירה של דטה ושל תוצאות הניתוח של הדטה הם עקרונות  יסוד.

פירמידת מנתונים לפעולה היא תיאור ידוע בתחום ניהול מידע על תהליך הפיכת נתונים גולמיים (Data) למידע (Information), משם לידע (Knowledge) ומשם לפעולה (Action).  דוגמה פשוטה – כלל ההזמנות הרכש בארגון הם נתונים, דטה.  קיבוץ ההזמנות לפי ספקים נותן לנו מידע – כמה רכשנו מכל ספק.  השוואת הרכש של כל ספק בשנה הזאת מול השנה הקודמת מאפשרת לנו לראות מי הספקים שהקף הרכש מהם גדל משמעותית - ידע.  לפי ידע זה אבנה תוכנית פעולה לבקש מספקים אלו הורדת מחירים.

כיום המעבר שלנו משלב לשלב בפירמידת מנתונים לפעולה הוא בעיקרו ידני.  הטכנולוגיות הדיגיטליות ברכש משפרות מהותית את התהליכים בפירמידה במיספר מימדים – המעבר משלב לשלב קורה הרבה יותר מהר ולכן גם הכל עדכני יותר, אני יכול לעבוד במקביל על סטי נתונים גדולים ומורכבים יותר ולהפיק מהם יותר מידע וידע, הכלים יכולים לתרגם את הידע מהר מאוד להמלצות להחלטות ופעולות טובות יותר, למשל תקנה עכשיו 50 יחידות של המוצר כי המערכת צופה עלית מחיר.  לרוב ההשוואה אינה בין ביצוע דיגיטלי לביצוע ידני נחות יותר אלא בין תהליך דיגיטלי מול קבלת החלטות מבוססות על מידע חלקי ביותר כי למקבלי ההחלטות אין זמן לבצע תהליך של מנתונים לפעולות.

ישומים ודוגמאות

סקאוטבי, חברה גרמנית, היא פלטפורמה לביצוע סורסינג מבוססת על מאגר מידע יחודי וכלי AI (Artificial Intelligence).  השימוש בפלטפורמה מאפשר איתור ספקים מתאימים רבים הרבה יותר בזמן קצר יותר תוך השקעת פחות זמן של אנשים בחברה, מול תהליך הסורסינג הידני המסורתי.

 תשלומים לספקים הינו תהליך ידני – העברה ידנית של חשבון הספק  מנייר או סופטקופי לצורה דיגיטלית ואז להתחיל בתהליך אישורים ותשלום.  מאמץ גדול מצד חברות רבות, לפחות אחת ישראלית, מושקע להפוך תהליף זה לדיגיטלי כולו, כך שיהיה מהיר יותר, נראה (visible) יותר, יצרוך פחות משאבים מהארגון ויאפשר להציע לספק חלופות מימון.

 אנליטיקה בצורות שונות היא אחד מכלי הרכש הדיגיטלים החשובים ביותר.  אנליטיקת רכש היא הפיכת דטה, (נתוני רכש), ביחוד הזמנות רכש וחשבוניות ספקים, למידע, ידע ופעולות.  גם אקסל הוא כלי אנליטי אך ככל שהכלי האנליטי יהיה טוב יותר ודיגיטלי יותר המידע שנפיק מהדטה יהיה טוב יותר, ההחלטות נכונות יותר ועדכניות יותר, גם כי הכל יתבצע מהר יותר. האנליטיקה הולכת ומתפתחת מספנד אנליסיס פשוט – ניתוח  הנתונים הפנימיים של החברה – לספנד אנליסיס משולב בבנצ'מרקינג חיצוני כשנתוני החברה מושווים לנתוני  רכש אמיתיים של קהילית משתמשים והמשתמש מקבל המלצות לפעולה על סמך הניתוח.  לבהדטה, חברת ניתוח נתונים חדשנית מקליפורניה, היא דוגמה לכך.

 משא ומתן – אחוז הולך וגדל ממשאים ומתנים יעשה דרך כלי משא ומתן אוטומטיים מבוססי בינה מלאכותית (AI), למשל פקטום (Pactum).  להבדיל מאדם שיכול לעשות כמות מוגבלת וקטנה מאוד של משאים ומתנים במקביל כלי משא ומתן אוטומטים יכולים לעשות מאות משאים ומתנים במקביל.  בצורה כזאת התוכנה יכולה להשיג תוצאה מירבית לא רק בראיית העיסקה הבודדת אלא גם בראיית כלל העיסקאות, יתרון מובהק מול ביצוע אנושי של משא ומתן.

 קיימים ישומים רבים נוספים של רכש דיגיטלי כמו אוןבורדינג של ספקים, איסורסינג, מדידת ספקים.  הכלי האחרון חשוב במיוחד כשיש מספר קריטריונים חשובים להערכה ולבחירה בספק ולא רק מחיר, למשל מידת העמידה בקריטריונים סביבתיים של הספק.

מיכשולים

בכל שינוי יש סיכון ובעיות מוכרות.  בעיה יחודית לרכש דיגיטלי היא איכות הדטה של הרכש.  כדי שהרכש יוכל לעשות דטה אנליסיס צריך שיהיה לו דטה.  במקרים רבים איכות הדטה של הרכש גרועה – פריטים ללא מק"טים (ביחוד ברכש עקיף), מק"טים מאוד כלליים, קטלוג לא מטוייב -  פריטים שמופיעים באותה צורה מספר פעמים, יש מספר מקורות דטה לא מקושרים.  אם האנליזה נעשית אד הוק ולא בצורה מובנית המאמץ לטייב את הנתונים לקראת הניתוח גדול והמישתמשים מתעייפים לעשות זאת.

במקרים רבים הדטה אינה מובנית (unstructured), למשל חוזים עם ספקים, תחזיות מחירים, והפיכתה לדטה מובנית אינה טריביאלית ודורשת מאמצים ניכרים.

איך להתחיל?

כדי להתחיל בתהליך של טרנספורמציה דיגיטלית של הרכש אנו צריכים להגדיר את הדטה הדרוש לנו ברכש ולדאוג שדטה זאת תהיה באיכות טובה ולנקות ולטפל בכל הרעשים שתיארתי בפיסקה הקודמת.  יש ישומים שדורשים הרבה דטה, למשל ספנד אנליסיס, ויש ישומים שדורשים יחסית מעט דטה, למשל תהליך תשלום דיגיטלי לספקים.  לאחר מכן למצוא יעד אחד שתוך 3-6 חודשים יביא ROI גבוה וחשוב בארגון, למשל ניהול סיכונים חכם, תהליך תשלומים דיגיטלי או ניתוח ספנד תקופתי לניהול והורדת עלויות.

איך נדע שהצלחנו?

מעבר למדדים ברורים וספציפיים לפרויקט (התהליך החדש או התוכנה החדשה עובדים כמובטח) מספר מימדים נוספים לדיגיטיזציה של רכש:

  • השימוש באקסל פחת מאוד.
  • אנשים לא עושים "קופי אנד פסט" לנתונים.
  • הארגון מבצע ניתוח נתוני רכש ומגיע מהדטה למידע, ידע ופעולות, ועוש זאת בתדירות גבוהה.

 

סיכום

כרגיל קיים פער גדול ואפילו גדול מאוד בין ההייפ (hype) למציאות.  אנו רק בהתחלה של ההתחלה של הדרך.  הדברים נכונים בכל העולם  ולבטח לחברות ישראליות שרובן המכריע הן קטנות/בינוניות במונחים גלובלים.  חלק גדול מהסטארטאפים שברכש לא יצליחו.  אבל....חלק גדול אחר יצליח והערך שהוא מציע ללקוחות שלו  יגדל עוד יותר.  עלויות הטכנולוגיות ירדו בצורה מהותית וסף הכניסה לחברות יקטן משמעותית.  פקטום, חברת המשא ומתן האוטומטי, מכוונת כיום לארגונים עם הכנסות של של 5 ביליון דולר.  תוך מספר שנים קטן היא תכוון לחברות עם הכנסה של 500 מיליון דולר.  חיפוש ספקים בסקאוטבי לוקח כיום כמה ימים.  בעתיד הקרוב הוא יקח כמה שעות.  כשהטרנספורמציה הדיגיטלית של הרכש תגרום למיתחרים שלנו לרוץ מהר יותר מאיתנו אנו מהיה חייבים להיות שם.  

 

 

מינט פתרונות רכש ולוגיטסיקה מייצגת בישראל את סקאוטבי ולבהדטה.