מרכז מידע ומאמרים

הכל על ניהול מלאי הכל על ניהול מלאי

הכל על ניהול מלאי

ניהול המלאי כולל ארבעה תהליכים מרכזיים: תהליך קבלת סחורה למחסן, תהליך קבלת הסחורה במחשב תהליך ניפוק סחורה מהמחסן, תהליך הספירה התקופתי ותהליך איזון המלאי במערכת.


המלאי הוא הנכס של העסק, ניהול נכון שלו מאפשר מתן שירות לקוחות טוב ומהיר יותר, וחיסכון בהוצאות התפעול. שליטה במלאי מתקבלת באמצעות ניהול מלאי בשני אפיקים מרכזיים: האפיק הפיזי, והאפיק הלוגי. האפיק הפיזי מתייחס לאחסון המלאי במחסן, הקפדה על שילוט, מידוף, ניהול סדרות וסדר, והאפיק הלוגי מתייחס לרישום המלאי במערכת המידע הארגונית, ותיעוד פעולות של ניפוק והחזרה באופן שוטף.

ניהול המלאי כולל ארבעה תהליכים מרכזיים: תהליך קבלת סחורה למחסן, תהליך קבלת הסחורה במחשב תהליך ניפוק סחורה מהמחסן, תהליך הספירה התקופתי ותהליך איזון המלאי במערכת.

תהליך קבלת סחורה למחסן

תהליך קבלת סחורה למחסן מתחיל מפעולת הרכש, דרישה לרכישה טובין לטובת הפעילות העסקית, בין אם מדובר על ציוד מתכלה כמו מוצרי היגיינה וניקיון, ובין אם מדובר על חלקי חילוף, מכונות, חומרי גלם ועוד. הזמנת הרכש נשלחת לספק, שאחראי לספק את הסחורה בפרק זמן המסוכם מראש בין המוכר לקונה, ובמועד האספקה נדרש לצרף תעודת משלוח. תעודת המשלוח מפרטת את הטובין, שהגיע עם האספקה, על המחסנאי לוודא, שאכן קיימת התאמה בין שורות הפריטים המפורטים בתעודת המשלוח למלאי הפיזי, שהגיע עם השליח. אם נתגלו פערים, יש לציין זאת על גבי תעודת המשלוח וליידע את הספק.

תהליך קבלת הסחורה במחשב

לאחר בדיקת הסחורה באופן פיזי ואימות התאמתה עם תעודת המשלוח, יש לבצע עדכון לוגי ברישומי המערכת הארגונית. יש להוסיף פריטים למלאי עלפי המספר הקטלוגי שלהם, אם הפריט מנוהל סדרות (לוט) יש לפרט את מספר הסדרה והתוקף שלה.

תהליך ניפוק סחורה מהמחסן

ככלל, ניהול מלאי נכון יבוא לידי ביטוי בשליטה מלאה על התנועות הנכנסות למחסן והתנועות היוצאות מהמחסן. תנועת הניפוק, משמעה, הוצאת סחורה מהמחסן. כאשר המחסנאי או המלקט מוציא סחורה בהתאם לדרישת מחלקת המכירות, יש לציין זאת במערכת, ולהפחית מהכמות המעודכנת. תהליך זה קריטי במיוחד לעסקים, אשר מאחסנים את הסחורה שלהם במספר מקומות, ומבצעים רכישות חוזרות ונשנות של סחורה, שגם ככה מאוחסנת אצלם, או שמגלים, מאוחר מדי, ברוב המקרים, שהסחורה כבר פגת תוקף.

תהליך הספירה התקופתי

גם אם ניהול המלאי מתנהל בשגרה בקנאות ואדיקות, אחת לתקופה, בהתאם להחלטת הארגון, נדרש לבצע ספירת מלאי. ספירת המלאי כוללת הפקת דו"ח מהמערכת המפרט את כמות המלאי, שהארגון התחייב אליו, וביצוע ספירה פיזית בין המדפים והאיתורים השונים. ניהול נכון של המלאי יבוא לידי ביטוי בהתאמה בין הרשום במערכת למה שקורה בפועל, וככל שהתאמה זו תהה מדויקת יותר, כך משך זמן הספירה יתקצר.

איזון הנתונים במערכת

השלב הסופי לניהול מלאי תקין הוא סיום הספירה באמצעות דיווח במערכת על מציאת חוסר, עודף, התחייבות או גריעה שלהם, וכמובן, הוצאת הסחורה פגת התוקף מהמדפים.

ככלל, במידה והסחורה מנוהלת על פי סדרות, העדיפו לנפקה על פי עקרון: הפריט הישן ביותר, הוא הפריט שינופק.