תשלום לספקים

הכותרת של ניוזלטר זה אולי תרגיז מנהלי רכש רבים שכן היא מרמזת שצריך לשלם לספקים, מתישהו. במקרים רבים הצורך במדיניות תנאי תשלום וההשפעה של מדיניות זאת לא מובנים בארגון, והארכת תנאי תשלום, כי לנו (הלקוח) זה טוב, נתפשת כרצויה.

ידיד שלי, מנהל רכש שאני מעריך בארגון גדול ומוערך, סיפר לי שהם מבקרים את החוסן הפיננסי של הספקים שלהם וספקים רבים הם במצב צהוב או אדום.  לאחר מכן הזכיר שבגלל המצוקה הכספית שלהם הם האריכו את תנאי התשלום לספקים בעוד 45 יום, פעולה שתרע עוד יותר את הבריאות הפיננסית של הספק.

הטענה המרכזית במאמר היא שהנושא של תנאי תשלום לספקים אינו מינורי אלא חשוב מאוד לספק וללקוח ומשפיע מהותית על ממדים רבים ברווחיות ויציבות הלקוח, הספק וארגונים נוספים בשרשרת ההספקה.  הארגון צריך לחשוב ולתכנן נושא זה כחלק מעיצוב שרשרת ההספקה שלו והיחסים עם הספקים.

המשבר הפיננסי של 2008, מצוקת האשראי החריפה והתנודתיות הגבוהה בפעילות העסקית שבאו בעקבותיו העלו מהותית את החשיבות של שרשרת ההספקה הפיננסית, של תנועות הכסף בין החברים השונים בשרשרת, שתנאי תשלום הם חלק מהותי בה.  בעקבות המשבר מדינות שונות, ספרד וצרפת למשל, החלו לקבוע בחוק תקופות תשלום מרביות לספקים, כדי למנוע מצוקת אשראי ולשמור על הבריאות הכספית של המשק. הצירוף של מצוקת אשראי ותנודתיות מקשה על ספקים רבים להיערך בצורה מתאימה לגידול גדול בקצב היצור וההכנסות שלהם ושל הלקוחות שלהם נפגעות מהותית.

השפעת תנאי התשלום

תנאי תשלום משפיעים על הפרמטרים הבאים:

• רווח הקונה.
• רווח הספק.
• היציבות הפיננסית של הקונה.
• היציבות הפיננסית של הספק.
• סיכון המוכר.

רווח הקונה ורווח הספק

תנאי תשלום ארוכים יותר מגדילים את הרווח של הקונה על ידי הקטנת עלויות המימון שלו ומקטינים את רווח המוכר בגלל הגדלת עלויות המימון שלו.  במקרה של השפעת תנאי התשלום על הרווח מדובר לכאורה במשחק סכום אפס, מה שטוב לקונה רע למוכר.

היציבות הפיננסית של הלקוח ושל הספק

תנאי תשלום ארוכים יותר מקטינים את דרישות ההון החוזר (Working Capital) של הארגון ולפיכך טובים (לפחות לכאורה) ללקוח.  תנאי תשלום ארוכים יותר מגדילים את דרישות ההון החוזר (Working Capital) של הספק ורעים עבורו.

היציבות הפיננסית של הקונה והספק משפיעות אחת על השנייה.  באם השותף שלי אינו יציב פיננסית בטווח הקצר אולי יהיו לי בעיות לקבל ממנו את המגיע לי (סחורה או כסף) ובטווח הארוך הוא לא יהיה קיים.  מדיניות של הארכת תנאי תשלום ללא מחשבה על היבטים אלו מנוגדת לאינטרסים של הלקוח ולא רק של הספק.

סיכון המוכר

ככל שתנאי התשלום ארוכים יותר הסיכון למוכר שהוא לא יקבל את הכסף שלו גדל, גודל הסיכון כתלות במצב הפיננסי של הלקוח.

מדיניות תשלומים בידי הקונה

כל ארגון צריך מדיניות תשלומים מול ספקים.  מטרת המדיניות היא אופטימיזצית הרווחיות וההון העצמי של הארגון תוך שמירה על החוסן הפיננסי של הספק. המדיניות צריכה לכלול מספר תחומים:

מדיניות תשלומים בסיסית

הארגון צריך לקבוע מדיניות תשלומים מול הספקים. המדיניות לא צריכה להיות זהה לכל הספקים, ספקים עתירי עבודה למשל יכולים לקבל תנאי תשלום טובים יותר מספקים עתירי חומרים. תנאי התשלום תלויים גם בסגמנט, בסגמנטים מסוימים לארגון יש פחות כח או שתנאי התשלום המקובלים שם שונים. המדיניות תיקבע לפי יכולות הארגון, המקובל בשוק ורצון הארגון להשתמש בתנאי תשלום ליצור לעצמו יתרון תחרותי – ארגונים שמאפשרים לספקים שלהם להתאים את תנאי התשלום לצרכים הייחודיים שלהם יהיו לקוחות מועדפים מול ארגונים שמציגים תנאי תשלום קשיחים ללא אפשרות שינוי וישיגו יתרון תחרותי.

איך יכול הארגון לעזור לספקים?

קימות מספר שיטות בהן הלקוח יכול לעזור לנזילות ורווחיות הספק שלו בהיבט של תנאי תשלום.  יישום השיטות מחייב, במידה כזאת או אחרת, נזילות וכח מסחרי של הלקוח ויחסי אמון בין הארגון לספק.

קיצור תנאי התשלום

המדיניות יכולה לכלול אפשרות לקיצור (אני מתכוון לקיצור קבוע, לא אירוע חד פעמי) של תנאי תשלום לספק לפי הצרכים המיוחדים שלו.  הלקוח יקדים את התשלום לספק תמורת הנחה, X% לכל חודש הקדמה.  הסדר זה יכול להיות טוב לשני הצדדים כשעלות ההון לספק גבוהה מעלות ההון ללקוח וללקוח יש יכולת כספית לעמוד בתנאי התשלום הקצרים יותר.

המחסום היחיד לקיצור תנאי התשלום צריך להיות הזמן שלוקח בארגון לאשר תשלום לפי הנהלים שלו.  זמן זה צריך להיות קצר ככל האפשר, לא בגלל תנאי התשלום, אלא כדי לאפשר לארגון נראות טובה להתחייבויות הכספיות שלו.

קניה עבור הספק

הארגון יכול לקנות חומרים עבור הספק ולתת אותם ללא חיוב. צרכי ההון החוזר של הספק יקטנו.  הסדר זה מתאים במיוחד לקבלני משנה.

תכנון הספקות ומלאים

תכנון נכון וקפדני של המשלוחים מהספק עשוי במקרים מסוימים (ביחוד של פריטים ייעודיים או מדיניות Make to Order) להקטין את צרכי ההון החוזר של הספק.

לעיתים כדאי לדרוש מהספק החזקת מלאי עבור או אצל הלקוח, בצורה כזאת או אחרת, ולקצר בתמורה את תקופת התשלום שלו.  הדבר נכון במיוחד כאשר עלות החזקת המלאי של הספק נמוכה מעלות אחזקת המלאי של הלקוח ועלות ההון של הלקוח נמוכה מעלות ההון של הספק.

השגת תנאי סחר טובים עבור הספק

הלקוח, באם כח השוק שלו בסגמנט הרלבנטי גדול משמעותית מכח השוק של הספק, ישיג מהספקים של הספק תנאי סחר – מחירים ותנאי תשלום – טובים יותר עבור הספק מאשר הספק ישיג בעצמו.  חוזה משולש בין הלקוח, הספק והספקים במעלה שרשרת ההספקה מסדיר את תהליכי העבודה המסחריים והתפעוליים ביניהם.

בניית שרשרת הספקה פיננסית

שרשרת ההספקה הפיננסית כוללת מוסדות פיננסיים כמו בנקים, חברות אשראי, חברות פקטורינג.

הלקוח יכול לעשות הסכם ארוך טווח עם מוסד פיננסי (או מספר מוסדות, אין הכרח לעבוד עם מוסד אחד) שספקים של הלקוח יוכלו לקבל מהמוסד תשלום מוקדם של כל חשבונית שיצאה לאותו לקוח תמורת עמלה, Y% לכל  חודש הקדמה.  העמלה תלויה בדירוג האשראי של הלקוח.

בשרשרת הספקה פיננסית קבלת תשלום מוקדם היא תהליך זול, מהיר ממוסד וקל לתפעול לספק, ללקוח ולמוסד הפיננסי.  הספק מקבל אפשרות לקבוע מתי הוא יקבל תשלום ללא קשר לתנאי התשלום המקוריים עם הלקוח שלו.

שרשרת הספקה פיננסית יכולה להיות מקרה פרטי שחברה גדולה מקימה עבור הספקים שלה (לדוגמה חברת התרופות הענקית רוש) או מיקרה כללי כמו רשת הספקים של אריבה שמציעה גם שירותים של שרשרת הספקה פיננסית.  בניית שרשרת הספקה פיננסית דורשת זמן ומשאבים אך התועלות שלה יכולות להיות מהותיות מאוד, כמפורט בהמשך.

המגמה של אי אינבויסינג, מיצירת חשבוניות כמסמכים אלקטרוניים המשולבים במערכות המידע הארגוניות של הספק והלקוח, תורמת ליישום שרשרות הספקה פיננסיות בכך שהיא מגדילה משמעותית את הנראות של החשבוניות בארגונים ואת המהירות ששרשרת ההספקה הפיננסית יכולה לטפל בהן.

טיפול כולל ב – Cash to Cash Cycle

המטרה של חברה אינה הארכת תנאי התשלום מספקים אלא קיצור ה – Cash to Cash Cycle, הזמן מתשלום התמורה לספקים עד לקבלת התמורה מהלקוחות. הארכת תנאי תשלום אינה יכולה להיות האמצעי היחיד של הארגון להשגת יעד זה.  קיימים אמצעים רבים נוספים, חלקם מול הלקוחות וחלקם בשרשרת ההספקה כמו ניהול מלאי טוב יותר, תכנון ותיזמון חומרים משופרים או אי קבלת משלוחים שסופקו מוקדם יותר ביוזמת הספק.

יישום

מדיניות התשלומים צריכה להיות מיושמת בארגון. בארגונים גדולים בסגמנטים מבוזרים (למשל אחזקה מפעלית) קורה שיחידות שונות קונות מאותו ספק במחירים שונים ותנאי תשלום שונים.  יישום טוב יאכוף מדיניות תשלומים אחת,  לכל ספק תנאי התשלום וההנחות בעד הקדמת תשלום יהיו זהים בכל יחידות הארגון.

חלק מהיישום הוא עמידת הלקוח בתנאי התשלום המוסכמים.

התועלות של חשיבה כוללת על תנאי התשלום לספקים

חשיבה כוללת ומשותפת בארגון ואצל הספק מאפשרת לעבור ממצב של משחק סכום אפס למצב של תועלות משמעותיות ל – 2 הצדדים.

ספקים יציבים יותר

הקדמת תשלומים לספקים ומתן האפשרות לכל ספק לבחור במועד התשלום המתאים לו לפי הצרכים הייחודיים שלו מקטינים את דרישות ההון החוזר של הספק ומגדילים את היציבות הפיננסית שלו.  זוהי תועלת עצומה לשני הצדדים.

עלות רכש זולה יותר ללקוחות

באם הלקוח (ולא צד שלישי כמו בנק או מוסד פיננסי אחר) מקבל את העמלה שהספק משלם על הקדמת התשלום ועמלה זאת גבוהה ממחיר ההון של הלקוח עלות הרכש של הלקוח תקטן.

עלות נמוכה יותר לספקים

בהנחה שעמלת התשלום המוקדם שהספק משלם נמוכה ממחיר ההון שלו (אחרת הוא לא היה מקדים את התשלום להוציא מקרים קיצוניים שהנזילות הכרחית עבורו) עלות העסקה של הספק תקטן.

סיכון נמוך יותר של ספק

הסיכון של הספק קטן שכן הכסף מגיע אליו מהר יותר.  זה יכול לחסוך לו עלויות ביטוח אשראי או הגנה מטבעית.

מקרים מיוחדים

לא התייחסנו במאמר זה למקרים מיוחדים כמו רכש ציוד הוני בהיקף גדול שאז המימון כולו שתנאי התשלום הם חלק ממנו הוא חלק מהותי מהעסקה.

במקרים רבים מאוד יש לשרשרת הספקה פיננסית היבטי מיסוי שגם להם לא התייחסנו פה.

תנאי התשלום לספקים הם מהותיים מאוד ל – 2 הצדדים וצריכים להיות מנוהלים תוך הבנת ההשפעה שלהם. חשיבה ושימוש בשרשרות הספקה פיננסיות במקביל לשרשרות ההספקה של החומרים והסתכלות רב ממדית על תנאי התשלום במטרה להקטין עלויות וסיכון ללקוח ולספק תביא לשרידות של שרשרת ההספקה ולהורדת עלויות ל – 2 הצדדים.