סופר סופלייר
הקטנת המורכבות התפעולית בארגון

רקע
חברת הי טק גדולה רצתה לשפר את היעילות התפעולית שלה על ידי שינוי תפישות, בלי להשקיע בטכנולוגיות או מערכות מידע.  מינט היציעה לה רעיון פשוט אך חדשני – הקטנת המורכבות התפעולית.

הבעיה – הפארטו ההפוך
כמעט בכל ארגון רוב הפריטים הם פריטים משניים, משניים מאוד.  בעוד שחוק פארטו מגדיר ש – 20% מהפריטים אחראים ל – 80% מהכסף הנסיון שלנו בארגונים מראה שבמקרים רבים מאוד 10% מהפריטים אחראים ל – 90% מהכסף והרוב המכריע של הפריטים – כ – 90% - הם פריטים משניים מאוד.  בצורת הפעילות הרגילה הארגון משקיע אחוז לא פרופורציונאלי – הפארטו ההפוך -  מהמשאבים שלו בפריטים משניים אלו – ברכישה שלהם, קבלה, אחסון, אבטחת איכות, ניפוק, תשלום לספקים.  אין תהליכים נפרדים לפריטים אסטרטגיים ולפריטים משניים.

הפיתרון
הפיתרון שלנו היה לפשט מאוד את המערכת התפעולית ולהקטין מורכבות על ידי פיתוח תהליך יחודי מאוד לפריטים המשניים - הוצאת כל ניהול החומר של  מאות פריטים משניים הנקנים מעשרות ספקים לספק על – סופר סופלייר.  לספק העל אחריות מלאה על ניהול החומר בפריטים שלו וחברת ההי טק לא עוסקת בצד התפעולי של ניהול החומר אלא רק בניהול ובקרת הספק.  הספק יתכנן הצטיידות, יקנה מעשרות הספקים הקיימים, יבצע בדיקות איכות, יאחסן וינפק לקווי היצור ולמחסן.  
ישום סופר סופלייר לא מצריך שום מערכת מידע.  להיפך הוא מוריד את צרכי המידע בארגון –  פחות ספקים, פחות דרישות, פחות תנועות.

הישום
תפישת סופר סופלייר היא פשוטה ושכנוע הארגון לאמץ אותה לא היה קשה.  הקושי היה בישום שהיה חייב להיות מפורט ומובנה מאוד.  הישום נעשה בשני שלבים:
1. בחירת ספק.
2. הגדרת תהליכי עבודה.

בחירת ספק
מינט ביחד עם החברה מיפתה את הפריטים המשניים.  לאור קריטריונים שונים הוחלט אילו פריטים יצאו לסופר סופלייר ואילו לא.
בשלב הבא כתבנו RFP לפעילות הסופר סופלייר.  RFP זה נשלח לספקים שונים והרעיון החדשני של סופר סופלייר הוצג ו"נמכר" להם.  בתהליך מאוד מובנה התשובות של הספקים השונים נותחו במימדים רבים ונבחרו 2 ספקים, כשכל ספק מקבל סגמנטי רכש שונים.

הגדרת תהליכי עבודה
הגדרנו קרוב ל - 10 תהליכי עבודה בין הארגון לספקים.  כל תהליך נבנה עם הספקים – מי עושה מה, בקרות.    נדרשו ובוצעו שינויים במערכות מידע (כמו תמיד).  קבענו מדדים לחוסרים ואיכות.  נקבעו יעדי חיסכון.  ערכנו ניתוח וניהול סיכונים לפרויקט שבו בדקנו אירועי סיכון שונים – למשל הספקים הקיימים לא מוכנים לעבוד עם הסופר סופלייר - ומצאנו להם פתרונות.

העליה לאוויר הייתה כמעט חלקה ועם מעט מאוד בעיות.

התועלות
1. הורדת מחירים בארגון של פריטים משניים.  מה שלחברה היו פריטי C לסופר סופליירס היו פריטי A והם השקיעו מאמץ בהורדת מחירי פריטים אלו.
2. הורדת עלויות תהליכים – פשטות בגלל פחות מידע, פחות תנועות, פחות ספקים, פחות חשבוניות.  קשה לכמת תועלת זאת אך היא מאוד חשובה.
3. מלאי קטן יותר.
4. האנשים שעסקו בניהול חומר – מתכננים, קניינים – יכולים להקדיש משאבי זמן גדולים יותר לפריטים העיקריים שם התרומה שלהם חשובה הרבה יותר.