עלון מידע של מינט טכנולוגיות בנושאי שרשרת הספקה ורכש, גליון 09/08

Sourcing בארגון פרויקטאלי

 

חברות פרויקטאליות מתאפיינות באי וודאות גבוהה שיוצרת תרבות ארגונית גמישה יותר המתאימה לניהול פרויקטים. כתוצאה מחלקת הרכש בחברות פרויקטאליות משקיעות זמן רב ברכש תפעולי אשר מטרתו לאפשר למנוע בעיות אספקה אך בפועל הדרך הטובה ביותר להוריד אי וודאות היא ע"י רכש אסטרטגי ותכנון לטווח הארוך.

עם מספר שינויים תפישתיים וטכניים ניתן לבצע Sourcing אסטרטגי מובנה בחברות פרויקטאליות תוך התייחסות לאלמנט אי הוודאות ולקשיים בחיזוי דרישה עתידית. בעזרת מודל זה ניתן יהיה גם להוריד עלויות וגם להבטיח אספקה של פריטים בזמן קצר יותר.

הקשיים ב – Sourcing פרויקטאלי:

1. חיזוי הצריכה  בארגון פרויקטאלי קשה לצפות את הפרויקטים העתידיים מתוך הפרויקטים שנעשו בעבר. על מנת לחזות את הדרישה לא ניתן כמעט להשתמש בנתונים היסטוריים וצריך בעיקר להסתמך על תחזית הביקושים וידע מחלקות השיווק.
2. איסוף נתונים היסטוריים  לרוב בעבודה פרויקטאלית ישנה תחלופה גבוהה יותר של פריטים מכיוון שכל פרויקט יכיל מגוון של פריטים חדשים. ריבוי פריטים חדשים גורם לכך שהנתונים היסטוריים חלקיים ויש להשתמש בשיטות אחרות על מנת ליצור בסיס השוואה עבור ניתוח ההצעות.
3. אפיון הפריט – בחברה פרויקטאלית נתחיל בתהליך ה - Sourcing כבר בשלבים מוקדמים של תכנון המוצר ולא כאשר המוצר נמצא בשלב של ייצור סדרתי. הקושי שנוצר טמון בשימוש בעץ מוצר ראשוני אשר בו שיעור שינויים גבוה במהלך התהוות המוצר.
4. אנליזה  ניתוח הצעות - האנליזה בחברה פרויקטאלית מאתגרת הרבה יותר מאשר האנליזה ב- Sourcing בחברה שמייצרת Mass Production. הסיבה לכך נובעת מכך שפריטים רבים הינם פריטים חדשים (שלא נרכשו בעבר), עבור פריטים אלו אין היסטוריה (מחירים, כמויות, בעיות בפריט, יחסים עם ספקים ועוד...), ולכן אין מול מה להשוות את הצעות הספקים.

הדרך:

על מנת להתמודד מול אי הוודאות נשתמש בתחזית המכירות של מחלקת השיווק ונחשוף את מערך התפעול לתחזית בשלב מוקדם.  חשיפה זאת תביא לצמצום עלויות, שיפורים במפרט, והורדת הסיכון בפרויקט.

אנו נגזור את הפריטים אשר נרכוש בעתיד מתוך תחזית המכירות. התחזית כוללת את הפרויקטים, אחוז ההסתברות שפרויקט מסוים אכן יתממש, ואת עץ המוצר הראשוני של הפרויקט.  עץ המוצר קיים כבר בשלבים עובריים של פרויקט מכיוון שהוא הבסיס להכנת הצעת המחיר עבור הפרויקט.  מעץ המוצר נוכל ללמוד גם את הפריטים המרכיבים את המוצר וגם את זמני האספקה אשר דרושים לפרויקט.

כעת מחלקת הרכש תנתח את תחזית המכירות. ניתוח זה נועד להוסיף אמינות לעולם חוסר הוודאות אשר מאפיין בייחוד חברות פרויקטאליות.

 

שלבי ניתוח תחזית המכירות:

1.       מיון הפרויקטים ע"פ אחוז סיכוי ההתממשות של פרויקט. קיימים ארגונים שמרניים יותר ופחות אך בהתאם לאופי הארגון יש לבחור את סף הקבלה (בארגון בעל גישה שמרנית יכול להיות מעל 75% ואילו בארגון פחות שמרני הסף יכול להיקבע מעל 50% סיכוי התממשות). תוצר שלב זה הינו רשימה של כל הפרויקטים שיתממשו קרוב לודאי.

2.       כעת ניקח את עצי המוצר של הפרויקטים הנבחרים.

3.       נמיין על פי ערך את הפריטים בעצי המוצר. כעת יש לעבוד על פי עיקרון פרטו, נבחר את הפריטים אשר מהווים 80% מערך עצי המוצר. במידה ורוצים לנקוט בגישה יותר שמרנית ניתן להוסיף גם את הפריטים בעלי הסיכון הגבוה, אך חלק מהותי מהם כבר ימצא מלכתחילה ברשימה הראשונה.    

4.       כעת מחלקת הרכש בשיתוף עם צוות הפרויקט צריכים להוסיף לכל פריט ברשימה המצומצמת מספר אפשרויות בעלות מפרט דומה אך לא זהה. לדוגמא:

·         שינויים במפרט חומר הגלם - במידה וברשימה מופיע אלומיניום בעובי 4 מ"מ נוסיף גם אפשרויות עובי אחרות עבור האלומיניום אשר עלולות להתאים למוצר ולהיות כלכליות יותר לפרויקט.

·         שינויים בתנאי השילוח (זמן,             Incoterms, מודול) - מכיוון שבשלב זה משך זמן היצור של מוצר לא נקבע סופית וגם לוחות הזמנים מול הלקוחות אינם קבועים ניתן להשתמש בגמישות זו ולבקש מהספק הצעות כלכליות יותר עבור זמני אספקה שונים שמקובלים על צוות הפרויקט.

·         שינויים בתזמון היצור – ניתן להוסיף גמישות גם במפרט הכמויות וגם בגודל המשלוח. בשלב זה של הפרויקט גודל המשלוח ולוחות הזמנים אינם וודאיים ולכן ניתן לבקש הצעות עבור כמויות הזמנה שונות וגדלי מנה שונים ועל פי הצעות הספקים לתכנן את מערך יצור הפרויקט.

קבלת הצעות מספקים -

בפרויקט Sourcing שגרתי ניתן להסתפק בקבלת הצעות מספקים על הפריטים אשר נמצאים בבקשה להצעות מחיר בלבד. לעומת זאת ב- Sourcing פרויקטאלי דרישות המידע מהספקים הינן מורכבות הרבה יותר. על מנת לכסות את כל דרישות הרכש העתידיות של הארגון יש לבקש מהספקים הצעות לפריטים ע"פ המפרט, הצעות לחלופות אשר הוצגו ע"י צוות הפרויקט, והצעות לחלופות שהספק יכול להציע עצמאית. נתונים אלו יתרמו לצוות הפרויקט ידע רב אשר יעזור בשיפור הפרויקט בשתי דרכים:

·         צוות הפרויקט ינתח את החלופות האפשריות לפריטים על מנת לבדוק אפשרויות לחסכון בעלויות או לשיפור המוצר תוך שמירה על אותה עלות.

·         במידה ובהמשך תהליך התהוות הפרויקט תתעורר בעיה תפעולית, שיווקית, תקציבית אשר תדרוש ביצוע שינויים בעץ המוצר נפנה לחלופות שהספקים הציעו ונוכל ברוב המקרים לוותר על הפניה לספקים על מנת לקבל הצעות מחיר חדשות.

עבודה בשיטה זו של שילוב מחלקת הרכש בשלבים מוקדמים של הפרויקט וביצוע Sourcing אסטרטגי בשלב מוקדם תניב מפרט רכש מלא הכולל מחירים, מפרטים, חלופות וזמני הספקה הרבה לפני שהמוצר יעבור לייצור סדרתי.

 

יש לשמור את המידע המתקבל בתהליך הכולל את מחירי הספקים, התנאים, והמחירים ההיסטוריים. Database   זה יהווה את הבסיס לפרויקט הבא. גם ב-Sourcing שגרתי שמירת ה-Database הינה מומלצת אך הערך המוסף שתקבל חברה פרויקטאלית הינו בהורדת זמן יצירת הצעת מחיר בעתיד כתוצאה משמירת נתונים רבים על הפריטים הבסיסיים השונים.

על מנת להבטיח הצלחה יש לידע את הספק בשינויים שבתהליך. כבר בכתיבת ה- RFP חשוב להדגיש שמדובר בחברה פרויקטאלית ולכן בבקשה להצעות ישנם פריטים רבים אשר בפועל לא ירכשו. כמו-כן יש להדגיש שבשונה מ-Sourcing מסורתי, התהליך המדובר מתחיל בשלבים מוקדמים של הפרויקט כלומר עץ המוצר אינו מוגמר ולכן יש לעודד את הספקים להציע חלופות ולהביא לידי ביטוי את החזקות שלהם.

 

האנליזה:

ההתמודדות עם הקושי באנליזה שהזכרתי לעיל, חוסר בנתונים  היסטוריים עבור פריטים חדשים, הינה השוואת מחירי הספקים בינם לבין עצמם. בשיטה כזו יהיה ניתן לנתח האם מחיר שספק מסוים הציע הינו תחרותי לעומת מחירי המתחרים. על מנת לבצע אנליזה בצורה זו מחלקת הרכש צריכה לאסוף מידע על עלויות יחידה כך שתוכל להעריך תחרותיות של הצעות.

 

בחוזה מול ספק צריך לכלול את המחירים הסופיים עבור כל הפריטים שהשתתפו בתהליך למרות שבפועל רק חלק מפריטים אלה ירכשו. הסיבה לכך היא שבתור לקוח חשוב לוודא שההצעות קיימות ותקפות, כך שבמידה ובשלב מתקדם של הפרויקט יהיה צורך להחליף פריט מסוים בעקבות שינויים בעץ מוצר המחיר של הפריט החלופי אכן יהיה זה שנקבע כתוצאה מתהליך ה- Sourcing.

 

לסיכום, אכן Sourcing בחברה פרויקטאלית הוא תהליך קשה וברמת מורכבות גבוהה יותר מאשר Sourcing בחברה שמייצרת Mass Production, עם זאת יש לרכש אסטרטגי יתרון אדיר בסביבה פרויקטאלית מכיוון שהוא לא רק משפר את תהליכי הרכש בארגון אלא גם יכול לתרום בצורה משמעותית למחלקות אחרות בארגון. קיצור משך הכנת הצעת מחיר, הצפת שיפורים בעץ מוצר, הורדת מחירים במעבר לייצור סדרתי הינם רק חלק מתועלות ה- Sourcing הפרויקטאלי. ה- ROI עבור פרויקט מסוג זה אכן משתלם, ההשקעה אומנם עולה אך ההחזר עולה באופן משמעותי אף הוא.

 

בברכת חג שמח ושנה טובה, מינט טכנולוגיות

 

ניוזלטרים נוספים:

מתודולוגיית סורסינג

 

"האם הספק שלנו עומד לפשוט את הרגל?"  

 

חישוב עלויות המעבר בין ספקים

 

 

דף הבית