המונח סורסינג נשמע יותר ויותר בעולם העסקי.  הנושא והמושג תפסו תאוצה בחברות רבות בעולם ובארץ, אך המשמעות של המושג Sourcing אינה חד משמעית, לא קיימת שיטת Sourcing אחידה אשר מהווה תקן בשוק. מאמר זה בה להסביר מהו Sourcing וכיצד מבצעים Sourcing נכון על פי מתודולוגיה מובנית הכוללת שישה שלבים.

 

סגמנט רכש הינו קבוצת פריטים אשר מתאפיינים בקשר ברור לפחות באחד משני הפרמטרים הבאים:

·                  קהילת ספקים משותפת.

·                  טכנולוגיות (למשל: כרטיסים אלקטרונים, אריזות קרטון).

 

לא תמיד קל לזהות את הקשרים בין הפריטים וקיימת נטייה להגדיר סגמנטים קטנים ורבים מדי. המגמה הנכונה הינה הגדרת סגמנטים רחבים ככל הניתן על מנת ליהנות מהנחות ויתרונות אשר נובעים מנפח רכש גדול ולהקטין את כמות המשאבים הדרושה לפרויקטי Sourcing. 

 

לאחר זיהוי הסגמנט הרלוונטי, יש לבצע אפיון לסגמנט:

1.               איסוף כל הפריטים הנכללים בסגמנט ברמת מק"ט. רשימה זו היא הבסיס להמשך הפעילות.

2.               זיהוי האילוצים אשר קיימים בסגמנט. למשל:

·                              מספר מצומצם של ספקים מוסמכים.

·                              טכנולוגיות בעלות מפרט מורכב וייחודי.

·                              דרישות איכות מאוד פרטניות.

 

במקביל להגדרת הסגמנט יש לקבוע מי תהיה קבוצת מקבלי ההחלטות בפרויקט.

 

 

על מנת שהפרויקט יצדיק את המשאבים והתוצאות יענו על הציפיות יש צורך בקיומם של מספר תנאים:

1.               יותר מספק אחד ישתתף ב- RFP.

2.               ה- ROI בסגמנט הינו משמעותי - יש לבצע ניתוח ראשוני של הסגמנט ולהחליט על פוטנציאל החיסכון כנגד ההשקעה הנדרשת, הערכה שמרנית באין מידע נוסף נעה בין 3 ל-5 אחוזים מסך שווי הסגמנט.

3.               מחויבות ההנהלה – מכיוון שלרוב יתקבלו בפרויקט מסוג זה החלטות הנוגעות לכלל הארגון (ספקים למחלקות שונות, ספקים אסטרטגים).

4.               נכונות להחליף את הספק הקיים - במידה וההנהלה אינה מוכנה לקחת את הסיכון אשר מלווה בהחלפת ספק קיים אין לצאת לפרויקט Sourcing אלא לנהל משא ומתן עם הספק הקיים על מנת לשפר את התנאים והמחירים .

במידה ובחנתם את התנאים ומצאתם כי פרויקט Sourcing מלא יכול להביא לתוצאות טובות והוא בעל ROI גבוה, יש לבדוק כי הינכם ערוכים להתחלת פרויקט וכי יש בידיכם את המשאבים הדרושים.

 

1.               כוח אדם – מנהל פרויקט בדרג בכיר, מקבל החלטות, אשר יהיה אחראי לרכז את כל פעילות הפרויקט, יציג את תוצאות הפרויקט להנהלה, וינהל משא ומתן וחתימה על חוזים.

2.               זמן קלנדרי - הזמן הממוצע לפרויקט אשר מנוהל נכון ובעל מורכבות גבוהה הינו כחצי שנה.

3.               תקציב – פרויקט Sourcing הינו פרויקט יחסית דל תקציב. התקציב שלכם יכלול כוח אדם, נסיעות לפגישות עם ספקים, וייעוץ חיצוני במידת הצורך. 

 

איסוף הנתונים כולל:

1.               הגדרת תבנית. התבנית תכלול את כל המאפיינים אשר יאפשרו לספקים להבין את הרכש שלכם ולתמחר אותו בצורה נכונה. כמו-כן כל דרישה מיוחדת אשר אתם רוצים לקבל מהספק צריכה להופיע כמאפיין (לדוגמא: מימדי הפריט, דרגת ניקיון, LT). התוצר הינו טבלת Excel כאשר העמודות הינן המאפיינים והשורות הינן הפריטים אשר משתתפים ב- RFP.

2.               מילוי הנתונים. לאחר הגדרת תבנית טובה יש צורך למלא את כל הנתונים לגבי הסגמנט.

3.               טיוב הנתונים. יש לנקות את הנתונים הקיימים ולוודא שאכן כל מה שהספקים מקבלים הינו ישים ומשקף את פעילות הרכש בסגמנט.

4.               אגרגציה של הנתונים. במידה ויש לכם נתונים רבים (מספר גדול של שורות) יש לבצע צמצום בשיטת פרטו על מנת להקל על הספקים בהמשך.

5.               בדיקת אמינות הנתונים. שלב זה יתבצע ע"י מנהל הפרויקט או ע"י עובד שיבחר על ידי מנהל הפרויקט ושמכיר היטב את פעילות הרכש בסגמנט.

6.               במקביל להכנת הנתונים הכמותיים של ה- RFP יש צורך לאפיין את המידע האיכותי אשר תרצו לקבל מן הספקים. החליטו על קריטריונים על פיהם ימדדו הספקים, לכל קריטריון יש להגדיר שאלות איכותיות אשר יופיעו ב- RFP.

 

פעולת הכנה נוספת לפני הוצאת ה- RFP הינה הכנת טבלת השוואה של הספקים. פרמטרים להשוואת ספקים הינם מחיר, ציון איכות של הספק, שיתוף פעולה במהלך ה- RFP, בנוסף לפרמטרים נוספים אשר יוחלטו ע"י קבוצת מקבלי ההחלטות. טבלה זו תעזור לכם בשלב מאוחר יותר של ניתוח ההצעות.

 

לאחר שסיימתם את שלב האפיון, ניתן לצאת בבקשה להצעות מחיר.

פעולות הכנה ל- RFP:

א.                  החלטה על הספקים אשר יוזמנו להשתתף ב- RFP. יש לקחת בחשבון שכל ספק נוסף יאריך את שלב ניתוח הנתונים ויגדיל את צריכת המשאבים. 

 ב.                  הזמנת הספקים. כחודש לפני תחילת הפרויקט יש להזמין את הספקים להשתתף ב- RFP.

 

תוך כדי ה – RFP תיעשה בקרה הכוללת תמיכה בספקים ומעקב אחר התקדמות ה- RFP. בקרה זו תתרום לקבלת תוצאות טובות יותר מהספקים ותעשה רושם חיובי על הספקים.

 

 

לאחר סגירת ה- RFP, אוספים את כל הצעות הספקים, עוברים על כל הנתונים על מנת לוודא כי כל ההצעות תקינות וכאשר כל החומר מוכן ניתן להתחיל בניתוח ההצעות. שלב האנליזה לרוב יסתיים בבחירה של ספק או ספקים, לעיתים נבחר רשימה של ספקי Short List ולאחר מכן נקיים סיבוב נוסף לספקים אלו בלבד.

 

פעולות הכנה לשלב הניתוח:

·                  מילוי טבלת השוואת הספקים.

·                  הגדרת אילוצי הארגון (מספר ספקים מינימאלי/מקסימאלי, עבודה רק עם ספקים קיימים, עבודה עם ספקים שהציון האיכותי שלהם נע בין...)

·                  הגדרת תרחישים שונים. תרחישים הינם מכלול של אילוצים, פרמטרים, ספקים שונים.

לאחר סיום עבודת ההכנה יש ליצור את התרחישים השונים, ברירת המחדל הינה פקודות מקרו וטבלאות Pivot בקבצי Excel. במידה ויש בידיכם מערכת חכמה יותר מומלץ להשתמש בה. עבור כל תרחיש יש לחשב את העלות הכוללת, אחוז החיסכון ביחס לנתונים ההיסטוריים, הספקים אשר משתתפים בתרחיש, והאילוצים אשר מתקיימים בתרחיש.

לאחר שסיימתם לחשב את כל הנתונים מהתרחישים השונים יש להשוות בין התרחישים וללמוד מהם.

·                  מה עלות כל אילוץ עסקי.

·                  מה הרווח בעבודה מול ספק מסוים.

·                  מה היחס בין איכות הספק למחירים אשר הוא מציע.

וגורמים שונים אשר מאפיינים את הארגון שלכם.

 

כאשר כל הידע בידיכם, יש לבחור את מכלול הספקים.

שימו לב! חסכון כספי הינו חשוב מאוד אם זאת יש לקחת בחשבון את העלויות העקיפות, איכות ואת צורכי הארגון בעת בחירת הספק/ספקים.

 

 

לאחר ניתוח מעמיק של תוצאות ה- RFP והגעה להחלטה לגבי הספקים הנבחרים והיקף העבודה מול כל ספק ניתן לעבור לשלב השישי והסופי של פרויקט Sourcing. שלב זה בנוי משני חלקים, ניהול משא ומתן מול הספקים וחתימה על חוזים, לרוב לטווח ארוך, עם הספקים. מקוצר מקום לא נתייחס כאן לשלב זה אלא נדון בו בגליון קרוב של חוליה בשרשרת.

 

 

לעיתים חברות מעדיפות לנהל מכרזים "קטנים" בתדירות גבוהה מכיוון שכך הם רגילים לעבוד מאז ומעולם, ואכן גם בשיטה זו משיגים חסכונות. כפי שהראנו במאמר ביצוע פרויקטי Sourcing בצורה מובנית עבור סגמנטים רחבים ומול מספר גדול יותר של ספקים יניב חסכונות אמיתיים גבוהים יותר, ותובנות חשובות על תהליך ה –Sourcing ומבנה העלויות.

 

  

עלויות מעבר מספק
"האם הספק שלנו עומד לפשוט את הרגל?"
Sourcing באירגון פרויקטאלי

דף הבית