תפקיד הרכש בעידן המידע המואץ

מנהל רכש בכיר, שאני מעריך מאוד, באחד הארגונים הגדולים והמכובדים בארץ, אמר בכנס מקצועי לפני מספר שנים שאנשי רכש משתמשים ב – 2 מערכות מידע עיקריות – ERP ואקסל, והאקסל הוא כלי עבודה עיקרי וטוב לאנשי רכש.   

הוא צדק מבחינת המציאות - בעולם כולו ובישראל עוד יותר, אקסל הוא כלי עבודה עיקרי של אנשי רכש. אבל הוא טעה מאוד לגבי ההשלכות של תופעה זו. אני אנסה במאמר זה להסביר איך תפישת העבודה האקסלית משפיעה מאוד לרעה על הרכש במובנים רבים - תהליכים לא נכונים, תוצאות לא טובות, מעמד נמוך מדי בארגון – ואציע דרכים פשוטות וישימות להשתחרר מהשעבוד האקסלי. מחקר של חברת הייעוץ גרטנר שנערך השנה (2011) בארגונים בעולם מצא שכ - 65% מהחברות משתמשות באקסל בתהליכי סורסינג וכ - 50% במערכות אינסורסינג (חלק ניכר מהחברות משתמשות ב – 2 המערכות ולכן הסך הכל הוא יותר מ – 100%). למיטב ידיעתי לא נעשה מחקר מקביל בישראל אבל היחס יהיה קרוב לוודאי 99-1. 

איך ארגונים משתמשים באקסל בתהליך הרכש?

  1. הוצאת בקשות להצעות RFX)) וקבלת הצעות מספקים
  2. ניתוח הצעות ספקים
  3. ניתוח הוצאות הרכש (Spend Analysis)

לכל אחד משימושי האקסל שתוארו קודם קיים פתרון תוכנה ספציפי - מערכת אינסורסינג המיועדת לביצוע תהליך הסורסינג בצורה ממוכנת - הוצאת בקשת להצעות מספקים, קבלת התשובות מהספקים, ניתוח התשובות והסתייעות במערכת לבחירת הספק/ספקים המתאימים, מערכת לאופטימיזציית סורסינג לבעיות סורסינג מסובכות, מערכת לניתוח הוצאות רכש. במערכת אינסורסינג הכוונה לא למכרזים מקוונים אם כי חלק ניכר של מערכות האינסורסינג כוללות מודולים של מכרזים מקוונים.

עולה, עולה לנו – למה ובמה השימוש באקסל עולה לנו?

האקסל עצמו לא עולה כלום. הוא קיים וזמין לכל עובד, לא מחייב שום תקציב נוסף, מוכר ואנו יודעים להשתמש בו. כנגד זאת החסרונות שלו הם מהותיים:

  • תהליך לא מועיל –  באירועי סורסינג, אפילו עם מורכבות קטנה, הפתרונות שנקבל בשימוש באקסל יהיו נחותים משמעותית, מבחינת הגעה לעלות כוללת נמוכה, מפתרונות שנקבל תוך שימוש במערכת סורסינג סבירה. הדגמנו זאת בסדנת סורסינג שעשינו בבעיית סורסינג פשוטה עם 5 מוצרים ו – 5 ספקים. המשתתפים לא הצליחו להגיע לפתרון טוב אקסלי. במערכת סורסינג ההגעה לפתרון אופטימלי לקחה שניות. 

התהליך האקסלי לא מועיל ולא יכול להיות לא מועיל בגלל מספר סיבות:

1. אפשרות מאוד מצומצמת לניתוח חלופות סורסינג שונות, התחשבות באילוצים (כמו מספר הספקים המרבי הוא 5, 60% מהביזנס יינתן לספקים קיימים) וביצוע אופטימיזציית סורסינג.

2. התמקדות במחיר ולא בעלות הכוללת.

3. חוסר אפשרות מעשית להתחשב במרכיבים כמו הנחות מותנות או מחירים לקניית חבילת מוצרים, מציאות מסחרית שכיחה בעסקאות רכש.

  • תהליך לא יעיל – ארוך וצורך משאבי זמן גדולים של עובדים (וספקים). שימוש במערכת יאפשר תהליכים מהירים יותר, ביצוע יותר פרויקטי סורסינג בשנה והשלמתם וקבלת התועלות מהם בזמן קצר יותר.
  • אסטרטגיות רכש לא נכונה – בגלל חוסר היכולת לנתח תרחישים (סצנריוס) מורכבים ולהסיק מהם תובנות אנו לא מפתחים את אסטרטגיית הרכש בארגון אלא יוצרים אסטרטגיה פשוטה (אם בכלל) המבוססת על "תחושות בטן".  המבינות שלנו ברכש לוקה בגלל השימוש באקסל.
  • אקסל היא מערכת אישית, לא ארגונית. השימוש בה מעכב את השתלבות יחידות נוספות בתהליך הרכש ומקטין את השפעת הרכש בארגון. 
  • התקשורת בתהליך הסורסינג עם הספק היא חד כיוונית – אנו אומרים להם איזה מידע אנו רוצים ואיך אנו רוצים לקבל אותו. הספק יכול לכאורה להוסיף הערות והצעות משלו אבל בגלל שקשה מאוד לעבד את ההצעות באקסל הן יזנחו. במערכת סורסינג אפשר לקבל מידע מספקים בצורה שניתן לעבד אותה בקלות ולראות את ההשפעות על התוצאות.
  • תהליך סורסינג מבוסס אקסל אינו ניתן לבקרה (Audit), לא בקרה של התהליך ולא בקרת הנתונים. הבקרה טובה גם לרכישת אמון של הספק בתהליך.
  • אין שיתוף ושימור ידע, במחלקת הרכש ובארגון.

כמה זה עולה לנו? התשובה תלויה מאוד במורכבות ובגודל הארגון ופרויקט הסורסינג. ככל שפרויקט הסורסינג מורכב יותר וגדול יותר הפער בין התוצאות שהיינו מקבלים במערכת סורסינג חכמה לתוצאות באקסל גדול יותר. חלק מהתועלות הן כמותיות וחלק איכותיות וקשה לכמתן. בהערכה שמרנית בארגון קטן יחסית התועלות של יישום מערכת סורסינג יהיו כ - 5% מהיקף הרכש. בארגון גדול יותר ומורכב יותר התועלות יהיו 10% ואף יותר. במקרים רבים שמעתי ממנהלי רכש שבגלל שהסגמנט מסובך כל כך (למשל לוגיסטיקה מורכבת מאוד) הם לא עושים בכלל סורסינג אלא קונים בצורה נקודתית פריט פריט, לפי הצורך.

הפתרון

המערכות השונות שהזכרנו לעיל, ביחוד מערכת האינסורסינג, פותרות את כל או רוב הבעיות שהזכרנו בקשר לרכש מבוסס אקסל.  העלות שלהן ברוב המקרים אינה גבוהה, היישום פשוט והחזר על ההשקעה מהיר וגדול מאוד. קיימות מערכות אי סורסינג שונות, חלקן מתאימות לרכש פשוט יחסית וחלקן לרכש מורכב עם יכולות אופטימיזציה. 

אז למה אקסל עדיין משמש, בעולם ובארץ, ככלי הסורסינג המרכזי? 

הסיבות המרכזיות הן אינרציה של אנשי הרכש (כפי שאמר מנכ"ל של חברת אי סורסינג מובילה - המתחרה העיקרי שלי אינה חברת אי סורסינג אחרת אלא האקסל), אי הבנת כל המשמעויות של התהליך האקסלי – ברוב המקרים האנשים מתמקדים בתהליך הלא יעיל והמייגע מאוד והקושי להשיג תקציבים ייעודיים לרכש. קיים תהליך של שינוי והתקדמות למערכות אי סורסינג אך הוא איטי מאוד. 

סיכום – לחופש (מאקסל) יולד! השימוש באקסל ברכש בכלל ובסורסינג בפרט הוא תהליך שגוי המייצג תפישת רכש לא נכונה.  האקסל ברכש לא יעלם ובארגונים ומקרים מסוימים, פשוטים מאוד, לא צריך להיעלם. מערכת אינסורסינג תביא לא רק לתוצאות רכש טובות יותר מהותית תוך השקעת משאבים קטנה יותר אלא גם להבנה עמוקה יותר של השווקים, ליצירתיות בסורסינג ולמעמד טוב יותר של הרכש בארגון בזכות תהליכי עבודה נכונים יותר והתחכום והברק שמערכת כזאת תביא. בהצלחה.