שרשרת האספקה במיתון

במעלה המדרגות היורדות - איך להכין את שרשרת האספקה שלך במיתון לגאות הבאה?

המשבר הגדול של 2009- 2008 – המשבר הכלכלי הגדול ביותר מאז שנות ה – 30 - הסתיים מכבר לגבי חברות רבות, בתעשיית ההי טק ועוד, שיצאו ממנו והגדילו משמעותית את המכירות והרווחים שלהן. עם זאת התנודתיות, העצבנות ואי הודאות בשווקים הכלכליים לא קטנו, פרק הזמן עד המשבר הגדול הבא עלול להיות קצר מאוד יחסית והיציאה מהמשבר ארוכה משמעותית יותר מהפעם הקודמת ואולי לא. המשתנה היחידי (הכמעט) בטוח הוא שאי הודאות והתנודתיות בכלכלה ובעסקים יישארו גבוהים מאוד. חברות יכנסו ויצאו ממשבר לגאות כלכלית וחוזר חלילה בתדירות גבוהה יותר ובצורה חדה יותר מבעבר.

המשמעות של המחזור העסקי החדש היא שחברה צריכה ללמוד איך להכין את עצמה ואת שרשרת האספקה שלה לגאות גם כשהיא מתמודדת עם מיתון עכשווי. בזמן מיתון החברה מקטינה קודם כל את הוצאות המשתנות – הזמנות, מלאים, עובדים – ופחות את העלויות הקבועות, מכונות ומבנים. בעבר החברה הייתה מפטרת עובדים בשפל ושוכרת שוב בגאות – תהליך ארוך ויקר מבחינת מציאת עובדים מתאימים והדרכה שלהם, מפסיקה עבודה עם ספקים וקבלני משנה ומתחילה שוב - באם הספקים וקבלני המשנה לא מתו בשפל - לעבוד איתם בגאות. כיום הארגון צריך לפעול בצורה שונה כדי שהוא ושרשרת האספקה שלו יהיו מוכנים ליציאה החדה משפל לגאות מבלי להפסיד מכירות. גם בזמן השפל הארגון צריך לקחת בחשבון את המעבר לגאות. 

ניהול ותכנון נכון של היציאה מהשפל בזמן השפל הכרחיים כדי לאזן בין הסיכונים השונים - השארות עם שומן גדול מדי בשפל תהפוך את הארגון לפגיע יותר מול השארות עם משאבים נמוכים מדי, כך שלארגון ייקח זמן רב לספק את בקושי הגאות והוא יפסיד מכירות רבות. הארגון צריך לעשות אופטימיזציה של רווחים וסיכונים בתנאי אי ודאות גדולים בין ההוצאות על שמירת משאבים עודפים לגאות להכנסות שנפסיד באם לא נהיה מוכנים עם אילוצים של שרידות הארגון.

מה חסר לנו כשאנו עוברים משפל לגאות?

  1. עובדים עם כישורים ייחודיים (פיטרנו אותם).
  2. מלאים (הקטנו אותם משמעותית בשפל).
  3. הון.

בארגון שלך

עובדים עם כישורים ייחודיים: הגדלת כושר היצור מחייבת הוספת עובדים מיומנים, ביצור, בהנדסה, ברכש – לנהל ספקים וקבלני משנה.  משימת עובדי הרכש תהיה הרבה יותר קשה מהרגיל – חלק מהספקים אולי מתו במשבר וצריך למצוא להם תחליפים, גם אלו שעדיין חיים צריכים זמן הערכות גדול ממה שאנו יכולים להתיר להם, חלק מהידע הארגוני התומך ברכש (למשל הנדסה) אבד בפיטורים. 

מלאי חומרי גלם ומודולים

התנעת והעלאת מדרגה ביצור מחייבות מלאי מתאים ואספקה שוטפת, הולכת וגדלה, של חומרי גלם ואו מודולים. לשם כך אנו חייבים שהספקים שלנו יוכלו לספק לנו בלוח הזמנים שלרוב הוא לחוץ. הגדלה משמעותית ומהירה של כושר היצור מחייבת כמעט תמיד השקעת הון – במלאים - חומרי גלם ומודולים מספקים, מלאי בתהליך, תוצרת גמורה, בעובדים, בשטחי אחסון. חלק מהשקעת ההון ניתן להקטין על ידי אשראי ספקים (עוד על זה בהמשך) אך כמעט תמיד נצטרך הון. החברה צריכה להעריך את כמויות המשאבים שידרשו להגדלת הייצור והמחירים (הדבר הכמעט יחיד שטוב במיתון הוא שמחירי התשומות - עבודה וסחורה - יורדים) שלהם ולראות איך היא שומרת ואו  מגייסת כסף זה תוך שמירה על דירוג האשראי שלה.

תוכנית הכנה לגאות

הארגון חייב לתכנן כבר בשפל את היציאה מהמיתון בתור תוכנית כתובה. הוא צריך לראות בתסריטים שונים של שפל וגאות אילו משאבים הוא צריך לשמור ואילו משאבים יש לו יכולות לשמור ולבחור לפי אילוצי שרידות וסיכונים בתסריט המתאים לו ביותר. לאחר מכן הוא יעשה את התכנון לכלל שרשרת האספקה.  

בכלל שרשרת האספקה

כל המשאבים שתוארו למעלה לארגון דרושים גם עבור שרשרת האספקה של הארגון – ספקים, ספקים של ספקים, מפיצים, משלחים.

תוכנית ההכנה של שרשרת האספקה למעבר לגאות מתמקדת ב – 2 נושאים:

1. בקרה שכל חוליה בשרשרת מתכננת את הקפיצה שלה ודואגת למשאבים לעצמה.

2. הקצאה אופטימלית של תשומות (ראה להלן) בין חברי השרשרת. הקצאה אופטימלית חשובה תמיד ובמיוחד במצב של משאבים מוגבלים כמו במיתון. בזמנים רגילים ספקים רבים יתנגדו להכפיף עצמם לשיקולים של כלל שרשרת האספקה ולוותר על האופטימום המקומי שלהם, אנו מדברים פה על זמנים לא רגילים.

עובדים עם כישורים ייחודיים

הארגון צריך לוודא שהספקים הקריטיים שומרים על עובדים חיוניים. במקרים מסוימים פתרון של Shared Services – חלוקת עלות וזמן עובד בין הארגון לספק, או בין מספר ספקים – יאפשר המשך העסקת עובדים גם כשהמשאבים מוגבלים.

מלאים

אופטימיזציה של המלאי בכל שרשרת האספקה – מי בשרשרת יחזיק איזה סוג מלאי וכמה - תאפשר גם הקטנה משמעותית של מלאי (והון, וסיכון) בשרשרת וגם הקטנת זמן תהליך הכולל מהזמנת חומרי גלם לצריכה החומרים לאספקה ללקוח לתשלום. הקטנת זמן התהליך תאפשר הקטנת ההון החוזר.

הון

הארגון צריך להעריך את כמות ההון הדרושה לספקים האסטרטגיים שלו להגדלת היצור ולוודא שההון הזה זמין – ממקורות פנימיים של הספק, הלוואות, אשראי ספקים (הספקים של הספק). באם ההון לא קיים ממקורות אלו הארגון צריך לתת פתרון לכך על ידי הקדמת תשלומים, מקדמות, הלוואות – שלו או עזרה בהשגת הלוואת ממקורות אחרים - ערבויות.  במקרים רבים עלויות ההון של הארגון נמוכות מעלויות ההון של הספקים והוא יכול לעזור משמעותית לספקים בנגישות להון תוך עלות מועטה לעצמו.

תוכנית הכנה לגאות

כל ספק אסטרטגי ואו קריטי צריך להכין תוכנית הכנה לגאות. התוכנית תבוקר ותסונכרן לראיה של כלל שרשרת האספקה בידי הארגון.

ניהול סיכונים

בזמן השפל הארגון צריך לוודא שהספקים שלו עדיין חיים. הוא צריך להשקיע משאבים בביקורים ומעקב אצל הספקים הן בשביל התקופה העכשווית והן כדי לוודא שהם יהיו בחיים במעבר לגאות.

באם חסר משאב?

באם חסר לנו משאב ואין לנו פתרון עבורו – למשל לספק חסר הון ולכן הוא לא יכול לקנות חומרים בכמות הרצויה ולספק בקצב הרצוי – כל תוכנית הגדלת היצור צריכה להתכוונן לפי אילוץ זה שהוא האילוץ הקריטי בשרשרת האספקה. אין טעם להביא חומרים של ספקים בכמות גדולה אם הם יעמדו ללא שימוש בגלל חוסר בחומר של ספק אחר שבמצוקת אשראי.  הדבר נכון תמיד אך חשוב במיוחד ביציאה ממיתון כשהמשאבים מצומצמים, אי הודאות גדולה וההשלכות של טעויות גדולות.

השפעת מיתון על כל חברה היא ייחודית ולכן כמעט אי אפשר לתת חוקים ואלגוריתמים מפורטים קימות חברות שהמיתון פוגע בהן בצורה קשה והן לא יכולות לשמור משאבים מספיקים לגאות. חברות אחרות עשירות יותר או שיצלחו את המיתון בצורה קלה יותר, יכולות לשמור רזרבות נאותות לגאות. אבל לא משנה באיזה חברה אתה, הבנת הצורך להתכונן לגאות והכנת תוכנית מתאימה לארגון שלך ולכלל שרשרת האספקה הכרחיים כדי לצאת מהמיתון עם יתרון תחרותי ותאפשר להגיע לאופטימיזציה של הכנסות, עלויות ורווחים, להשקיע משאבים קטנים יותר ולהקטין סיכונים.