סימני אזהרה מול ספקים

ההכנה של חיזבאללה לקראת הפעולה (חטיפת חיילי צה"ל באזור הר דב באוקטובר 2000) הותירה עקבות גלויים, שנקראו היטב בישראל אך זכו להתעלמות וזלזול.  חיילים ששירתו בהר דב מספרים כי אי אפשר היה לפספס את ההתעצמות המהירה של חיזבאללה באזור.

רונן ברגמן, נקודת האל  -חזור, 2007

ניהול סיכונים בשרשרת אספקה הוא לא רק אחד הנושאים החביבים עלי והאופנתיים ביותר בשרשרת אספקה כיום אלא גם אחד הנושאים החשובים ביותר. רוב הארגונים מקדישים לניהול סיכונים בשרשרת משאבים ותשומת לב מעטים מדי אך הדברים משתנים, בעולם ובישראל.

אחת ההגנות מסיכונים החשובות ובעלות יחס עלות תועלת גבוה, כמעט מכל סיכון (נדבר יותר מאוחר מתי כן ומתי לא) היא איתור בזמן של סימני אזהרה שההסתברות שהסיכון יתרחש גדלה ונקיטת אמצעי הגנה מתאימים בעקבות כך.  אנו נתאר במאמר את המתודולוגיה של תהליך ניהול סימני אזהרה אצל ספקים.

תהליך ניהול - סימני אזהרה

  1. זיהוי הסיכונים
  2. הגדרת סימני אזהרה לכל סיכון.
  3. הגדרת תהליך של איסוף סימני האזהרה
  4. אפיון תהליך של מעבר המידע על סימני האזהרה למקבלי ההחלטות
  5. הגדרת תרחישים (סצנריוס) וקבלת החלטות לפני האירוע
  6. קבלת ההחלטות.
  7. עדכון הסיכונים

זיהוי הסיכונים

אי אפשר לזהות סימני אזהרה אם אנו לא יודעים מה לזהות ואי אפשר לדעת מהם סימני האזהרה בלי לדעת מהם הסיכונים.  זיהוי הסיכונים לפרויקט/ארגון/מפעל/מוצר הוא השלב הראשון בתהליך.  קיימים סיכונים שהארגון חייב להכיר ולהיערך אליהם או כי הם קרו בעבר או הם חלק מהמציאות שלו – פשיטת רגל של ספק, ניסיון חטיפה בידי חיזבאללה – וסיכונים הלא מוכרים ושאינם בתפישה החשיבתית, בפרדיגמה של הארגון – אירועי 9/11 הם דוגמה מצוינת. סיכונים אלו יהפכו לסיכונים מוכרים רק לאחר שיקרו. למחלקת הטרור הנגדי של ה – FBI היו 68,000 לידים על פעילויות טרור, רק כמה מאות מהם הכילו מידע מועיל. מלקןלם גלדוול, לחבר את הנקודות, 2003

הגדרת סימני האזהרה

לכל סיכון נגדיר סימני אזהרה. דוגמאות לסימני אזהרה:

  1. בעיות איכות שמופיעות במשלוחים מהספק (עשויות להעיד על שינויים בתהליך היצור אצל הספק, דילול הידע הארגוני, החלפת אתר יצור).
  2. אנשים בכירים עוזבים את ארגון הספק (יתכן שמצביע על קשיים אצל הספק, שינוי כיוון אסטרטגי, החלפת בעלות).
  3. ידיעות בתקשורת על שביתה אפשרית בנמלים.
  4. דו"חות כספיים גרועים של ספק.
  5. ספקים של הספק מדווחים על פיגורים בתשלומים.
  6. ירידה בכמות הפטנטים המוענקת לספק.

אחת הבעיות העיקריות באבחון סימני אזהרה היא הכמות הגדולה של רעשים, מידע לא נכון או לא רלבנטי שמסיח את הדעת וגוזל משאבים מהמידע האמיתי. רשימה מוגדרת של סימני אזהרה פותרת חלקית בעיה זאת בכך שהיא ממקדת את המאמצים הארגוניים ברשימה. לסיכונים הלא מוכרים קשה עד בלתי אפשרי לחפש סימני אזהרה ולכן לגביהם זוהי הגנה לא רלבנטית.

תהליך איסוף סימני האזהרה

במקביל להגדרת סימני האזהרה עלינו לאפיין תהליך שיאתר ויאסוף את סימני האזהרה בזמן קצר ככל האפשר מרגע היווצרות האות.  עלינו להקצות אנשים ספציפיים לכל סימן אזהרה, אם האחריות תהיה עמומה נחמיץ חלק ניכר מהסימנים.

האנשים המגלים את הסיכון לרוב לא יהיו בדרג בכיר, למשל מחסנאי או איש אבטחת איכות יהיה אחראי על אותות של בעיות איכות במשלוחים, איש לוגיסטיקה ידווח על שביתות אפשריות בנמלים. תהליך האיסוף יהיה ככל האפשר ממוכן, בן אם הנתונים נוצרים במערכת המידע הארגונית כמו בעיות איכות במשלוחי ספק או נוצרים במקום אחר אך קיים אחריהם מעקב ממוכן והם מוכנסים למערכת מידע מתאימה כמו SRM. במקרים מסוימים המעקב יהיה ידני, עזיבה גבוהה של ארגון הספק, אך הנתון יוכנס למערכת מידע בהקדם האפשרי.

תהליך העברה מהיר

הטווח של זמני התגובה הנדרשים להחליט לאחר קבלת סימני אזהרה גדול מאוד ונע בין מספר דקות למספר ימים.  במקרים רבים כשסיכון מתממש החברה שפועלת ראשונה יכולה לקבל משאבים שמהר מאוד יהיו לא זמינים כמו אספקות מספק שני באם מפעל הספק הראשון נשרף. החברות שיבוא מאוחר לספק השני יגלו שכל הקיבולת שלו נוצלה ללקוחות שהגיעו מוקדם יותר. 

דאן וברדסטרייט החלה לקראת סוף 2010 לשווק אפליקציה ניהול סיכונים לטלפונים סלולאריים. האפליקציה מחישה את מעבר המידע לאדם המתאים ומסייעת לקבל החלטות מהירות יותר, דבר שבניהול סיכונים יכול להיות קריטי. המנהל מקבל את ההתראה באימייל ויכול לראות את האירוע שחולל את ההתראה ולחפש מידע נוסף בפרופיל הספק. תוכנות של SCEM Supply Chain Event Management – רלבנטיות גם בהעברת המידע.

הגדרת תרחישים (סצנריוס) וקבלת החלטות לפני האירוע

מרק בואדן מספר בספרו "אורחי האייטולות", המתאר את משבר בני הערובה האמריקאים באירן ב – 1979-1980 על כישלון פעולת החילוץ של בני הערובה באפריל 1980. הקומנדו האמריקאי התחיל את המבצע עם 8 מסוקים שטסו מנושאת מטוסים לאירן.  מסיבות שונות 3 מסוקים לא הצליחו להגיע לאזור ההערכות באירן ומפקדי המבצע באירן היו צריכים להחליט באם להמשיך עם 5 מסוקים, כשהדרג הפוליטי בוושינגטון לוחץ להמשיך. היה להם קל יחסית, בתנאי לחץ אדירים, לקבל החלטה לא להמשיך כשבתסריט שהוכן לפני המבצע הייתה החלטה ברורה – אם מספר המסוקים יורד לפחות מ – 6 המבצע מתבטל. מנהל הסיכונים צריך להכין תרחישים וכללי החלטה שיגדירו לכל סיכון ובהתאם לסימני האזהרה שמתקבלים באם יש צורך בתגובה מידית ובאיזו תגובה, או בדיקה נוספת או לא להגיב.  

תהליך החלטה מהיר

עם קבלת הידיעה על סימן האזהרה בידי המנהל עליו להחליט על התגובה. ההחלטה יכולה להיות:

  1. תגובה מידית, למשל העברת המשלוח דרך נמל אחר באם יש שביתה בנמל מסוים או הזמנת חומר מספק באם המנה של הספק הראשון נפסלה.
  2. בדיקה סימן האזהרה על מנת להחליט באם ומה לעשות.
  3. שום תגובה. סימן האזהרה אינו חשוב ואו לא מעיד על שום דבר. 

ההחלטה המידית תתקבל לפי 3 קריטריונים עיקריים – אמינות סימן האזהרה, התוצאה (Impact) של הסיכון באם האירוע יתרחש והעלויות של התגובות הנדרשות. ככל שסימן האזהרה אמין יותר והתוצאה של הסיכון גדולה יותר החשיבות של תגובה מידית גדולה יותר.

עדכון הסיכונים

צריך להעביר סיכונים חדשים שנוצרו או הוכרו (למשל סיכוני 9/11 אחרי 9/11) לרשימת הסיכונים המוכרים ואז להגדיר להם סימני אזהרה ותהליכי איסוף.

לסיכום, זיהוי מוקדם של סימני אזהרה בשרשרת האספקה ונקיטת פעולה מתאימה ומהירה מהווה יתרון תחרותי לארגון מול מתחרים איטיים יותר. נוקיה זכתה ליתרון תחרותי חשוב מול אריקסון ב – 2000 כשהגיבה מהר ונכון לסימן אזהרה של בעיות במשלוחים אצל ספק מפתח, פיליפס סמיקונדוקטור. הקשיים העיקריים הם הפרדת אותות אמיתיים מרעשי סרק לאורך כל התהליך. מתודולוגיה מובנית תתרום רבות לכך.