סורסינג בארגון פרויקטאלי

חברות פרויקטאליות מתאפיינות באי וודאות גבוהה שיוצרת תרבות ארגונית גמישה יותר המתאימה לניהול פרויקטים. כתוצאה, מחלקת הרכש בחברות פרויקטאליות משקיעות זמן רב ברכש תפעולי אשר מטרתו לאפשר למנוע בעיות אספקה אך בפועל הדרך הטובה ביותר להוריד אי וודאות היא ע"י רכש אסטרטגי ותכנון לטווח הארוך.

עם מספר שינויים תפישתיים וטכניים ניתן לבצע סורסינג אסטרטגי מובנה בחברות פרויקטאליות תוך התייחסות לאלמנט אי הוודאות ולקשיים בחיזוי דרישה עתידית. בעזרת מודל של סורסינג בארגון פרויקטלי, ניתן יהיה גם להוריד עלויות וגם להבטיח אספקה של פריטים בזמן קצר יותר.

הקשיים בסורסינג פרויקטאלי:

  1. חיזוי הצריכה בארגון פרויקטאלי קשה לצפות את הפרויקטים העתידיים מתוך הפרויקטים שנעשו בעבר. על מנת לחזות את הדרישה לא ניתן כמעט להשתמש בנתונים היסטוריים וצריך בעיקר להסתמך על תחזית הביקושים וידע מחלקות השיווק.
  2. איסוף נתונים היסטוריים לרוב בעבודה פרויקטאלית ישנה תחלופה גבוהה יותר של פריטים מכיוון שכל פרויקט יכיל מגוון של פריטים חדשים. ריבוי פריטים חדשים גורם לכך שהנתונים היסטוריים חלקיים ויש להשתמש בשיטות אחרות על מנת ליצור בסיס השוואה עבור ניתוח ההצעות.
  3. אפיון הפריט – בחברה פרויקטאלית נתחיל בתהליך ה - סורסינג כבר בשלבים מוקדמים של תכנון המוצר ולא כאשר המוצר נמצא בשלב של ייצור סדרתי. הקושי שנוצר טמון בשימוש בעץ מוצר ראשוני אשר בו שיעור שינויים גבוה במהלך התהוות המוצר.
  4. אנליזה ניתוח הצעות - האנליזה בחברה פרויקטאלית מאתגרת הרבה יותר מאשר האנליזה ב- סורסינג בחברה שמייצרת Mass Production. הסיבה לכך נובעת מכך שפריטים רבים הינם פריטים חדשים (שלא נרכשו בעבר), עבור פריטים אלו אין היסטוריה (מחירים, כמויות, בעיות בפריט, יחסים עם ספקים ועוד...) ולכן אין מול מה להשוות את הצעות הספקים.

הדרך השיווקית לסורסינג 

על מנת להתמודד מול אי הוודאות נשתמש בתחזית המכירות של מחלקת השיווק ונחשוף את מערך התפעול לתחזית בשלב מוקדם. חשיפה זאת תביא לצמצום עלויות, שיפורים במפרט והורדת הסיכון בפרויקט. אנו נגזור את הפריטים אשר נרכוש בעתיד מתוך תחזית המכירות. התחזית כוללת את הפרויקטים, אחוז ההסתברות שפרויקט מסוים אכן יתממש ואת עץ המוצר הראשוני של הפרויקט. עץ המוצר קיים כבר בשלבים עובריים של פרויקט מכיוון שהוא הבסיס להכנת הצעת המחיר עבור הפרויקט. מעץ המוצר נוכל ללמוד גם את הפריטים המרכיבים את המוצר וגם את זמני האספקה אשר דרושים לפרויקט. כעת מחלקת רכש תנתח את תחזית המכירות. ניתוח זה נועד להוסיף אמינות לעולם חוסר הוודאות אשר מאפיין בייחוד חברות פרויקטאליות.

שלבי ניתוח תחזית המכירות:

  1. מיון הפרויקטים ע"פ אחוז סיכוי ההתממשות של פרויקט. קיימים ארגונים שמרניים יותר ופחות אך בהתאם לאופי הארגון יש לבחור את סף הקבלה (בארגון בעל גישה שמרנית יכול להיות מעל 75% ואילו בארגון פחות שמרני הסף יכול להיקבע מעל 50% סיכוי התממשות). תוצר שלב זה הינו רשימה של כל הפרויקטים שיתממשו קרוב לודאי.
  2. כעת ניקח את עצי המוצר של הפרויקטים הנבחרים.
  3. נמיין על פי ערך את הפריטים בעצי המוצר. כעת יש לעבוד על פי עיקרון פרטו, נבחר את הפריטים אשר מהווים 80% מערך עצי המוצר. במידה ורוצים לנקוט בגישה יותר שמרנית ניתן להוסיף גם את הפריטים בעלי הסיכון הגבוה, אך חלק מהותי מהם כבר ימצא מלכתחילה ברשימה הראשונה.
  4. כעת מחלקת הרכש בשיתוף עם צוות הפרויקט צריכים להוסיף לכל פריט ברשימה המצומצמת מספר אפשרויות בעלות מפרט דומה אך לא זהה. 

לדוגמא:

  • שינויים במפרט חומר הגלם - במידה וברשימה מופיע אלומיניום בעובי 4 מ"מ נוסיף גם אפשרויות עובי אחרות עבור האלומיניום אשר עלולות להתאים למוצר ולהיות כלכליות יותר לפרויקט.
  • שינויים בתנאי השילוח (זמן, Incoterms, מודול) - מכיוון שבשלב זה משך זמן היצור של מוצר לא נקבע סופית וגם לוחות הזמנים מול הלקוחות אינם קבועים ניתן להשתמש בגמישות זו ולבקש מהספק הצעות כלכליות יותר עבור זמני אספקה שונים שמקובלים על צוות הפרויקט.
  • שינויים בתזמון היצור – ניתן להוסיף גמישות גם במפרט הכמויות וגם בגודל המשלוח. בשלב זה של הפרויקט גודל המשלוח ולוחות הזמנים אינם וודאיים ולכן ניתן לבקש הצעות עבור כמויות הזמנה שונות וגדלי מנה שונים ועל פי הצעות הספקים לתכנן את מערך יצור הפרויקט.

  • סורסינג בארגון פרויקטאלי
  • סורסינג