מתודולוגיית סורסינג

המונח Sourcing נשמע יותר ויותר בעולם העסקי.
הנושא והמושג תפסו תאוצה בשנים האחרונות בחברות רבות בעולם ובארץ, אך המשמעות של המושג Sourcing שונה מארגון לארגון ומאדם לאדם. כיום לא קיימת שיטת Sourcing אחידה אשר מהווה תקן בשוק, ומכיוון שמדובר בתהליך מורכב העוסק ברכש בהקף כספי גדול ההבדלים בין אי ביצועו, ביצועו בצורה טובה וביצועו בצורה אופטימאלית מתבטאים באובדן רווחים פוטנציאלים ולעיתים קרובות אף בהפסדים כספיים משמעותיים.

מכיוון שלמושג Sourcing עדיין לא קיים תרגום בעברית, אתחיל מהגדרת המושג.
Sourcing הינו תהליך בחירת מכלול הספקים (ספק אחד או יותר) עבור פעילות רכש ולוגיסטיקה בסגמנט מסוים החל מהגדרת סגמנט ומורכבות הסגמנט, דרך בקשה לקבלת הצעות, השוואת הצעות ספקים, ניהול משא ומתן ועד חתימה על חוזים ארוכי טווח עם ספקים. מדובר בתהליך ארוך, מסועף וכמובן בעל מורכבות גבוהה. על מנת לבצע Sourcing טוב יש צורך בתהליך מובנה.

מתודולוגיית סורסינג – שישה שלבים להצלחה

1. הגדרת סגמנט הרכש - לא תמיד קל לזהות את הקשרים בין הפריטים. קיימת נטייה לחלק את הפריטים לסגמנטים קטנים ורבים מדי. המגמה הנכונה הינה הגדרת סגמנטים רחבים ככל הניתן על מנת ליהנות מהנחות ויתרונות אשר נובעים מנפח רכש גדול ולהקטין את כמות המשאבים הדרושה לפרויקטי sourcing. הימנעו מהגדרת קבוצות רבות של פריטים.

2. החלטה האם לבצע פרויקט Sourcing - על מנת שהפרויקט יצדיק את כמות המשאבים אשר מושקעים בו והתוצאות יענו על הציפיות יש צורך בקיומם של מספר תנאים: יותר מספק אחד ישתתף ב- RFP, הסגמנט כולל מספר לא קטן של פריטים ה- ROI בסגמנט הינו משמעותי.

3. הכנת הנתונים - הגדרת תבנית לאיסוף, מילוי, טיוב, אגרגציה , בדיקה. כעת כאשר יש בידיכם את כל הנתונים וקיבלתם תמונה מאוד ברורה של המצב הקיים, ישנו שלב ביניים אשר יעזור מאוד בשלבים הבאים - חישוב עלויות המעבר מהספק הקיים.

4. בקשה לקבלת הצעות (RFP) - יש להקצות איש קשר אשר יענה לספקים על כל השאלות המתעוררות ויספק מידע נוסף במידה ויש צורך. בנוסף, לאורך ה- RFP יש צורך לבצע בקרה על ההצעות אשר מתקבלות מהספקים.

5. אנליזה של ההצעות ובחירת הספקים – תחילה יש להגדיר את אילוצי הארגון ותרחישים שונים. לאחר מכן, אוספים את כל הצעות הספקים, עוברים שוב על כל הנתונים על מנת לוודא כי כל ההצעות תקינות. עבור כל תרחיש יש לחשב את העלות הכוללת, אחוז החיסכון ביחס לנתונים ההיסטוריים, הספקים אשר משתתפים בתרחיש והאילוצים אשר מתקיימים בתרחיש. שימו לב! חסכון כספי הינו חשוב מאוד אם זאת יש לקחת בחשבון את העלויות העקיפות ואת צורכי הארגון בעת בחירת הספק/ספקים.


6. משא ומתן וחתימה על חוזה - כאשר כל הידע בידיכם, הגיע שלב הבחירה. שלב זה בנוי משני חלקים, ניהול משא ומתן מול הספקים וחתימה על חוזים, לרוב לטווח ארוך עם הספקים. בעת המשא ומתן יש להחליט האם לקבל את הצעת הספק הטובה ביותר עד כה או להמשיך במשא ומתן מולו בניסיון לשפר את התנאים. כתיבת החוזה צריכה להעשות בתחילת הפרויקט, החוזה אומנם ייחתם רק בסיום המשא ומתן כאשר הגעתם להחלטה כי מכלול המחירים והתנאים של הספק כדאים, אך כדאי לשלב את החוזה גם בתהליך המשא ומתן מכיוון שגם חוזה צריך להיות מוסכם על שני הצדדים.

  • מתודולוגיית סורסינג