איתור ספקים ומעבר בין ספקים

התסריט חוזר על עצמו – הארגון עושה פרויקט סורסינג, איתור ספקים - הן ספקים קיימים והן ספקים חדשים, מתמודדים על העסק ומגישים הצעות.

הארגון בוחן את ההצעות לפי טבלת החלטה שהוכנה לפני קבלת ההצעות. ספק חדש הוא בבירור במקום הראשון לאחר שזכה בציון הגבוה ביותר כשמתחתיו מגיע ספק קיים. הארגון מעניק את העסק לספק הקיים שקיבל פחות נקודות מהספק החדש. תהליך איתור ספקים שתיארנו עכשיו קורה לעתים קרובות. התוצאה היא שהארגון השקיע משאבים רבים בפרויקט סורסינג, נבחר ספק שלפי טבלת ההחלטה הינו הטוב ביותר והספקים החדשים שהשתתפו מרגישים שהיחס כלפיהם היה לא הוגן ובפעם הבאה אולי לא ישתתפו.

קיימות 2 סיבות מרכזיות להתנהגות זאת של ארגונים במעבר בין ספקים:

1. סיבה אחת היא שמעבר בין ספקים, מספק קיים לספק חדש הינו לעיתים קרובות תהליך ארוך, בעל סיכון גבוה ועלויות גבוהות. הארגון לא התחשב בעלויות אלו לפני קבלת ההחלטה אך ברגע האמת הוא נזכר בהם ומחליט, לעתים בצדק, שהגירושים (או המעבר) מהספק הקיים לטובת ספק חדש אינם כדאיים עבור חיסכון של X אחוזים או Y דולרים.

2. סיבה שנייה היא שבתהליכים רבים עלויות המעבר אינן ידועות ומובנות. אי הודאות מגדילה את תחושת הפחד ממעבר ספק.

במאמר זה ניתן כלים לחישוב עלויות המעבר ולשילוב הנושא בצורה מובנית בתהליך הסורסינג. כימות העלות הממשית של איתור ספק חדש ומעבר מספק קיים לספק חדש יוסיף מידע להחלטה על בחירת ספק שתיארנו לעיל, יקטין את הפחד ויקל על שכנוע ההנהלה בכדאיות המעבר (במידה והפרויקט יצביע שהמעבר אכן כדאי לארגון)

  • איתור ספקים ומעבר בין ספקים

מרכיבי עלויות

מרכיבי עלויות מעבר שונים מסגמנט רכש אחד לשני אך ישנם מספר מרכיבים גנריים אשר משותפים לרוב הסגמנטים:

  • ידע של הספק הקיים אשר יאבד. בתהליכי אאוטסורסינג במקרים רבים הידע של הארגון לא נשמר (למשל שירטוטי מוצר מעודכנים) ומעבר מספק אאוטסורסינג אחד לשני באותו תגרור ידע אבוד.
  • עיכוב בתהליכי שיפור בארגון (הארגון מכניס ספק חדש ומשתמש במשאבים אשר יכלו להיות מופנים לתהליך השתפרות עם הספק הקיים).
  • קנסות או תשלומים אחרים לספק המגיעים לו לפי החוזה אם מתנתקים ממנו או אם מתנתקים ממנו תרם הזמן.
  • עלויות איכות וביצועים הנובעות מכך שהספק החדש מספק לנו מוצר חדש העומד במפרט אך שונה מהמוצר שהספק הקודם סיפק. לעתים המוצר החדש אינו מתאים לצרכים האמיתיים שלנו, אפילו שהוא עומד במפרט.
  • שירות פחות טוב ו/או מחירים גבוהים יותר במוצרים שהאקס-ספק ימשיך לספק לארגון. בחלק ממוצרים אלו הספק הקיים יכול להיות בעל מעמד מונופוליסטי או חצי מונופוליסטי והנזק עשוי להיות מהותי.
  • טעויות הנובעות מתהליך הלמידה של הספק החדש.
  • הכשרת עובדים, קיימים או חדשים.
  • עלויות העברת/מכירת מלאי קיים.

עלויות המעבר הנן פונקציה של עלויות כמותיות (במונחי כסף) ועלויות איכותיות (במונחי ידע).

איך נחשב את עלויות המעבר?

חישוב עלויות המעבר בפרויקט סורסינג הוא תהליך תלת שלבי:

1. הבנת תהליך החלפת ספק בסגמנט על כל השלכותיו.

2. קביעת מרכיבי עלויות המעבר בפרויקט. מרכיבים אלו יהיו בחלקם מהרשימה שלעיל ובחלקם ייחודיים לסגמנט ולפרויקט.

3. חישוב כל עלות מעבר.

  • איתור ספקים - חישוב עלויות

איך נקטין את עלויות המעבר?

מפרט Statement Of Work) SOW) טוב של המוצר או הסגמנט יקטין את עלויות המעבר מספק. הדבר נכון תמיד ובמיוחד בשירותים, למשל שירותים לוגיסטיים, כאשר הגדרת המוצר המסופק קשה יותר, מדויקת פחות (למשל משלוח יומי באוויר של 500 ק"ג מישראל ללוס אנג'לס – האם צריך להגיע ליעד תוך 48 שעות או 72 שעות), הכמות אינה ידועה במדויק ובמקרים רבים קיימת לצד המפרט הרשמי תורה שבעל פה על מה באמת צריך להיות מסופק.

לרוב הספק הקיים יודע את התורה שבעל פה טוב יותר מהלקוח עצמו וכמובן טוב יותר מכל ספק אחר המתמודד על העסק. מפרט טוב יצמצם את התורה שבעל פה (כמעט אף פעם אי אפשר לבטלה לחלוטין) ויקטין את הפער בין המוצר המתקבל למוצר הרצוי במקרה של ספק חדש.

1. חוזה טוב עם הספק: החוזה צריך להקטין ככל האפשר את עלויות המעבר אם וכאשר נעבור מהספק. החוזה צריך להתייחס למרכיבי עלויות המעבר שהוזכרו לעיל (שמירת מידע וידע, אתחול הפעילות וסיום הפעילות ועוד).


2. פירמול התהליך מול ספקים חדשים: באם ספק חדש ידע שהלקוח מתייחס לנושא ברצינות ויודע איכותית וכמותית את עלויות המעבר הוא יכול להציע דרכים להקטין עלויות אלו.


3. אתחול פעילות מול ספק חדש בצורה מובנית ומנוהלת כפרויקט.

השימוש בעלויות המעבר בתהליך הסורסינג

אנו נשתמש בעלויות המעבר שחישבנו במספר נקודות לאורך תהליך הסורסינג:

1. ההחלטה באם לקיים או לא לקיים תהליך סורסינג בסגמנט: ידיעת עלויות המעבר תאפשר לנו לקבל החלטה טובה יותר. עלויות מעבר גדולות (אבסולוטית ויחסית לגודל הספנד) יבטלו, ידחו או ישפיעו על הסורסינג, ויקלו על שכנוע ההנהלה בתמיכה בהחלטה.


2. בדיקת הצעות הספקים: לאחר איתור ספקים, במידה וחישוב עלויות המעבר העלה עלות מעבר נמוכה אבל ההצעות השונות שאנו מקבלים מהספקים הן בעלות שונות גדולה אזי אנו צריכים לבחון שוב את המפרט ואת עלויות המעבר. קיים סיכוי גבוה שהמפרט אינו טוב מספיק ולכן עלויות המעבר יהיו גדולות מהצפוי.


3. משא ומתן עם הספקים: עלויות מעבר ישמשו אותנו במשא ומתן מול ספקים חדשים. במקרים רבים ספק חדש יפצה אותנו באופן מלא או חלקי על העלויות שאנו נושאים במעבר מהספק הנוכחי אליו. על מנת שנפיק מעלויות המעבר תועלת מירבית עלינו לדעת אותן ואת מרכיביהן והחישוב צריך להיות מקובל וברור לספקים.


4. החוזה עם הספק שנבחר. ראה לעיל.

איתור ספקים - איך יכול ספק חדש להתמודד?

בפרויקטי סורסינג גדולים ומורכבים כחלק מאיתור ספקים, הספק החדש צריך להשקיע רבות בתהליך הכנת ההצעה וההתמודדות. במקרים מסוימים, כתלות בלקוח ובפרויקט, יהיה כדאי לו להציף את הבעיה מול הלקוח על מנת להבין את רצינות הלקוח ונכונותו לעבור ספק ואז לקבל החלטה באם להשתתף בפרויקט.

  • איך נחשב עלויות לפני איתור ספקים חדשים?