מודיעין עסקי ברכש

מידע ומודיעין עסקי ברכש או מה הקשר בין אי השקט בסין למבנה מחלקת הרכש?

מנהלים משתמשים כיום באופן נרחב במונחים כמו גלובליזציה, אאוטסורסינג, התפוצצות מידע, ניהול סיכונים, מורכבות, אולם לא תמיד מבינים את השפעת מגמות אלו, שמתפתחות ומשתנות כל הזמן, על הרכש בארגון.

במאמר זה נתאר תחום חדש יחסית של מידע ומודיעין עסקי ברכש ואיך התופעות שלעיל והשינויים שקורים בהן מעצימות את החשיבות של תחום זה.

מידע (Market Research) ברכש

מידע ברכש הוא נתונים (מי הם ספקי חומר X בעולם) או הערכות (תחזיות מחירים, מה יהיה המצב הפוליטי או לוגיסטי בסין או 10 שנים שפותר חידות או תעלומות (ראה בהמשך מהן חידות ותעלומות) ברכש.  

מודיעין עסקי (Market intelligence) ברכש

מודיעין עסקי ברכש הוא מקרה פרטי של מידע שנותן תשובות לחידות קשות לפתרון, למשל מאילו ספקים המתחרים שלי קונים או מה נתח השוק של ספק שלי בתחום מוצרים מסוים בארצות הברית.  השגת מודיעין עסקי לרוב יקרה יותר ובטוחה פחות מהשגת מידע עסקי.

מה אני רוצה וצריך לדעת?

אפשר לראות את ההתפתחות המואצת של צרכי המידע ברכש עם נסתכל עם השינויים שקרו ב – 3 העשורים האחרונים (פחות או יותר) בחברה תעשייתית טיפוסית, בהי טק  (למשל מוצרים אלקטרוניים מתקדמים) או לו טק (למשל מוצרי טקסטיל):

  1. ייצור עצמי.  מידע דרוש על ספקי חומרי גלם.  נפח המידע הדרוש מועט, מספר הספקים קטן יחסית ורובם קרובים גיאוגרפית ומוכרים לי.
  2. ייצור באאוטסורסינג קרוב לבית, במדינה שלי המוכרת לי.
  3. ייצור באאוטסורסינג במדינות קרובות ומוכרות.
  4. ייצור באאוטסורסינג בסין.
  5. ייצור באאוטסורסינג איפה???!!!

שורה של מגמות חברו לשנות את תמונת העולם המונוליטית של סין, סין וסין – הגידול הנמשך בעלות העבודה בסין, השונות הגבוהה במחירי הדלק (שמשליכה על מחיר המוצר הסופי בארצות היעד), ביזור בצרכים של הלקוחות, חשיבות זמן האספקה ועוד – ולעבור לעולם הרבה יותר מורכב של יצור איפה. המשמעויות מבחינת צרכי המידע של הרכש הן עצומות.  בעוד שבמצב הקודם (שלב 4) היינו צריכים מידע על סין בלבד כיום אנו צריכים מידע רב יותר על סין (באיזה אזור בסין לחפש ספק או לפתח קבלן משנה) וגם על אזורים רבים אחרים בעולם שיכולים להיות בשרשרת האספקה שלנו – מדינות אחרות במזרח אסיה, אפריקה, מקסיקו, מזרח אירופה. אם נתעלם מאזורים אלו ולא נאסוף מידע עליהם אנו עלולים להיות בחיסרון תחרותי משמעותי מול מתחרים שלנו.

תהליך ניהול המידע ברכש מורכב ממספר שלבים מוגדרים:

  1. הגדרת המידע הדרוש לרכש
  2. איסוף המידע
  3. אימות המידע
  4. ניתוח המידע
  5. המשך מעקב

הגדרת המידע הדרוש לרכש

מאחר ואיסוף מידע ומודיעין צורך משאבים וכסף יחידת הרכש צריכה קודם כל להגדיר את המידע שהיא צריכה ולתעדף בין המידע.  ההגדרה והתעדוף מחייבים מחשבה על איך מידע ספציפי יתרום לארגון – על אילו שאלות עסקיות הוא יענה, לאילו החלטות ברכש הוא יתרום – ולעיתים גם הערכה כמותית של התועלות, ודירוג המידע לפי התועלת הצפויה.  התעדוף הוא קשה שכן השפעת מידע על התוצאה העסקית או תוצאה של משא ומתן לא תמיד ברורה.  בנוסף חלק מהותי מהמידע שברכש תורם לניהול סיכונים ולא להקטנת עלויות ישירה. 

מידע ברכש יכול לבוא במספר חתכים, לדוגמה:

1. ספקים – מצב פיננסי, סיכונים, בעלים ואחזקות ובעלי תפקידים, נתח שוק שלהם במוצרים שונים בשווקים שונים, פירמידת אחזקות -מציאת בעלים משותפים למספר ספקים (כדי ליצור מינוף).

2. מחירים – תחזיות למחירי מוצרים שאנו קונים, פיתוח מודלי מחירים, זיהוי מאיצי מחירים (Cost Drivers), מחיר דרוש (Should Cost).

3. מוצרים – תחזיות לביקוש והצע למוצרים, רמות מלאי.

4. טכנולוגיות (למוצרים/מודולים/חומרי גלם שאני קונה) – אילו טכנולוגיות יתפתחו ואלו ישקעו אילו פטנטים חדשים ישנו את השוק?  איך הדבר ישפיע על התחרותיות, קיום ומחירים של הספקים שלי?

5. שווקים – מבנה המחירים והתחרות בענף, הערכת מבנה שוק, זיהוי מגמות בשווקים, שחקנים חדשים וקיימים.

6.  ארצות/אזורים – ניתוח של תחרותיות של ארצות ואזורים שונים

7. מתחרים – מי הספקים של המתחרים שלי?  באיזה טכנולוגיה הספקים שלהם משתמשים?

חלק מפריטי המידע משפיעים אחד על השני, כמו בקוש והצע על מחירים.

את המידע צריך לסווג באם הוא נדרש באופן קבוע ואז יש להפעיל מנגנון שיעדכן את המידע (תחזיות מחירים) או חד פעמי (מי הספק של מתחרה שלי בטכנולוגיה מסוימת).

איסוף המידע

לאחר שהגדרנו את המידע הדרוש בצורה מדויקת אנו צריכים לקבוע איך נאסוף וננתח אותו.  קיימים מספר מקורות מידע עיקריים:

1. מקורות ראשוניים כוללים:

· אנשים בארגון, ברכש וביחידות אחרות.  אנשים בארגון שנפגשים עם ספקים, לקוחות, מתחרים הם מקור מצוין למידע.  הם צריכים הנחייה איזה מידע דרוש (האם הבחנתם בשינויים במפעל הספק? האם אנשים רבים פוטרו?) ואיסוף מידע באופן מובנה, תקופתית או לאחר אירוע, ביקור במפעל הספק, תערוכה חשובה.

·  אנשים בעלי ידע וניסיון בתעשייה, יועצים.

·  הספק עצמו, מידע שמקורו בספק אנו צריכים לאמת יותר.

·  אנשים בעלי ידע ייחודי כמו עובדים לשעבר של ספקים או מתחרים.

2. מקורות שניוניים – מידע הקיים ברשות הציבור. מידע זה דורש השגה וניתוח ומחייב שימוש במידענים ומנתחי ידע מסוגים שונים כמו רואי חשבון לניתוח דו"חות כספיים של מתחרים או מומחים לרשתות חברתיות.

אימות המידע

לאחר שהמידע הושג עלינו לראות איך ניתן לאמת אותו.  לעיתים האימות פשוט, האם התחלפו אנשים רבים אצל הספק, לעיתים האימות פשוט יחסית אך צורך זמן – בחינת תחזיות מחירים לאורך זמן ולעיתים מסובך מאוד – מה תהיה התחרותיות בסין בעוד עשור או כמה מתחרה שלי משלם בעד חומר גלם. רמת ואמינות המקור שסיפק את המידע, מספר המקורות (מקור אחד יכול לאמת מקור שני) וטיב ההחלטות שאני צריך לקבל על סמך המידע ישפיע על המאמץ שאשקיע באימות.

ניתוח המידע - חידות ותעלומות

מומחה לביטחון לאומי ומודיעין אמריקאי הבדיל בין חידות לתעלומות. חידה (Puzzle) היא בעיה פשוטה יחסית שמידע יפתור אותה, מידע שמישהו (לא אנחנו) יודע אותו, למשל באיזה מחיר המתחרה שלי קונה חומר גלם מסוים.  באם אגלה את המקור הנכון - אמצא אדם שיש או הייתה לו גישה למידע זה - אוכל לפתור את החידה. תעלומה (Mystery) היא בעיה מורכבת יותר שמחייבת ניתוח של המידע הגולמי שנאסף, למשל מה יהיה היתרון התחרותי של סין ביצור מודולים אלקטרוניים בעוד 10 שנים? באם מדובר בתעלומה אזי המידע הגולמי שאספנו חייב ניתוח. בתעלומה ניתוח המידע מאתגר לא פחות ואולי יותר מהשגת המידע והוא מחייב לעיתים קרובות אנשים שונים מאנשי איסוף המידע.

המשך מעקב

באם המידע נדרש באופן קבוע או לתקופה ארוכה והוא משתנה יש להפעיל את מנגנון איסוף וניתוח המידע כך שיעדן את המידע כל תקופה. ההשלכות לגבינו - אז מה הקשר בין אי השקט בסין למבנה מחלקת הרכש? הגידול המשמעותי שקורה ויקרה עוד בצרכי המידע של הרכש ישפיע משמעותית על תהליכים ומבנה מחלקת הרכש. אנו נצטרך להשקיע יותר בהשגת וניתוח מידע, בין על ידי עובדים ברכש (כיום יחידת רכש בארגון אחד גדול מאוד בארץ מעסיקה מידען במשרה מלאה ויהיו עוד) ואו משאבים וחברות חיצוניים. תוספת אנשים ומשאבים לאיסוף וניתוח מידע בעידן של משאבים מוגבלים תחייב הקטנת מספר העובדים ברכש התפעולי. אנו נוכל לבצע זאת בלי לפגוע בעבודה רק על ידי אוטומציה של תהליכי רכש תפעולי (שיש לה יתרונות עצומים כשלעצמה) כמו הוצאת הזמנות אוטומטית/חצי אוטומטית ואי אינבויסינג.